NA DE AANVRAAG · AANVULLENDE VRAGEN
WBSO vragenbrief ontvangen? Zo beantwoordt u aanvullende vragen van RVO
Een WBSO-vragenbrief is geen afwijzing. RVO stelt aanvullende vragen wanneer de informatie in uw aanvraag nog onvoldoende is om één of meer projecten, uren of kosten en uitgaven te beoordelen. De vragen worden via het aanvraagportaal of soms telefonisch gesteld. Uw antwoord wordt onderdeel van de verdere inhoudelijke beoordeling.
DOOR PETER KLAREN · LAATST GECONTROLEERD SEPTEMBER 2026 · BRON: HANDLEIDING WBSO 2026 (RVO)
Aanvullende vragen verlengen de behandeltermijn
Zodra RVO aanvullende vragen stelt, wordt de wettelijke afhandelingstermijn opgeschort. De periode waarin RVO op uw volledige antwoord wacht, komt bovenop de normale behandeltermijn. Snel én volledig antwoorden is dus in uw eigen belang.
OP DEZE PAGINA
Wat is een WBSO-vragenbrief?
Een vragenbrief is een verzoek van RVO om aanvullende informatie die nodig is om uw aanvraag inhoudelijk te kunnen beoordelen. RVO zelf spreekt in de handleiding over het stellen van aanvullende vragen; in de praktijk wordt dat vaak een vragenbrief genoemd.
De aanvraag wordt beoordeeld door adviseurs met technische kennis van het betreffende vakgebied. Wanneer de projectbeschrijving of de opgevoerde kosten en uitgaven onvoldoende informatie bevatten, kan de adviseur om verduidelijking vragen.
Incomplete aanvraag of inhoudelijke vragen?
Er zijn twee verschillende situaties die vaak door elkaar worden gehaald.
| Situatie | Wat betekent het? |
|---|---|
| Aanvraag incompleet | Formele informatie ontbreekt. U krijgt één gelegenheid om aan te vullen; gebeurt dat niet op tijd, dan neemt RVO de aanvraag niet in behandeling. |
| Aanvullende inhoudelijke vragen | De aanvraag is al in beoordeling. De technisch adviseur wil meer informatie om te bepalen of sprake is van S&O. |
| Telefonische vraag | De behandelaar wil een specifiek onderdeel kort verduidelijken. |
| Vragen over kosten en uitgaven | RVO wil toerekenbaarheid, aard of omvang nader beoordelen. |
Het onderscheid is belangrijk: bij een incomplete aanvraag is er maar één kans om aan te vullen. Controleer daarom altijd eerst welk type verzoek u heeft ontvangen.
Waarom stelt RVO aanvullende vragen over een WBSO-aanvraag?
RVO kan bijvoorbeeld meer informatie nodig hebben over:
- de technische nieuwheid;
- het concrete technische of programmeertechnische knelpunt;
- waarom bestaande kennis of techniek onvoldoende is;
- de voorgenomen oplossingsrichtingen;
- technische risico’s en onzekerheden;
- welke werkzaamheden u zelf uitvoert;
- de rol en technische kennis van medewerkers;
- de onderbouwing van de S&O-uren;
- de opgevoerde kosten en uitgaven;
- bij TWO: het te verklaren technische verschijnsel en de onderzoeksopzet.
Goed om te weten: RVO kan bij de beoordeling ook openbare bronnen raadplegen, zoals uw eigen website, zakelijke LinkedIn-profielen en zoekresultaten, om het aanwezige kennis- en kundeniveau te beoordelen. Zorg dus dat uw antwoord daarmee consistent is.
Hoeveel tijd heeft u om te reageren?
Controleer direct de reactiedatum in het RVO-portaal of het ontvangen verzoek. De daar gestelde termijn is leidend — er geldt geen algemene vaste antwoordtermijn voor iedere vragenbrief.
Wacht niet tot de laatste dag. Technische medewerkers moeten vaak informatie aanleveren om de vragen goed te kunnen beantwoorden, en dat kost tijd. Plan intern dus ruim voor de deadline een moment in met de mensen die het werk uitvoeren.
Hoe beantwoordt u een WBSO-vragenbrief?
- 1Beantwoord iedere vraag afzonderlijkLaat geen onderdeel onbeantwoord en verwijs duidelijk naar project en vraagnummer.
- 2Benoem het technische probleemNiet alleen het bedrijfsprobleem of de gewenste functionaliteit.
- 3Leg uit waarom bestaande techniek onvoldoende isWat is al bekend of geprobeerd, en waar loopt dat technisch vast?
- 4Beschrijf uw eigen oplossingsrichtingWat ontwikkelt of onderzoekt u zelf?
- 5Benoem de onzekerheid voorafWaarom staat niet op voorhand vast dat de oplossing werkt?
- 6Onderbouw de eigen werkzaamhedenWie voert het technische werk uit en wat is hun technische bijdrage?
- 7Onderbouw uren en kosten waar RVO daarom vraagtZorg dat ramingen logisch aansluiten bij de beschreven werkzaamheden.
- 8Controleer de samenhang met de aanvraagHet antwoord moet verduidelijken wat u heeft aangevraagd en mag geen tegenstrijdig verhaal creëren.
Betrek uw technische medewerkers. Laat de inhoud niet alleen door finance of de subsidieadviseur beantwoorden. De mensen die het technische werk daadwerkelijk uitvoeren, kunnen meestal het beste uitleggen waar bestaande technieken tekortschieten en welke oplossingsrichtingen worden onderzocht.
Functionele uitleg is meestal niet genoeg
Te functioneel
“We bouwen een platform dat sneller grote hoeveelheden documenten kan verwerken.”
Technischer
“Bij datasets boven circa X documenten loopt de bestaande indexeringsmethode vast op geheugen- en latencygrenzen. We ontwikkelen daarom een alternatieve datastructuur en eigen partitioneringsmethode. Vooraf is onzeker of daarmee de vereiste responstijd kan worden gehaald zonder verlies van nauwkeurigheid.”
Het tweede antwoord vertelt vier dingen: wat technisch niet werkt → waarom de bestaande aanpak tekortschiet → wat u zelf ontwikkelt → waar de onzekerheid zit. Zie ook technische nieuwheid voor de WBSO en de WBSO-projectomschrijving.
Antwoordstructuur: product- en procesontwikkeling
Beantwoord vooral deze vier vragen:
- Wat is het technische knelpunt?
- Waarom werkt bekende techniek hier niet?
- Welke eigen technische oplossingsrichtingen onderzoekt u?
- Hoe gaat u het werkingsprincipe aantonen?
Verdieping: WBSO productontwikkeling en WBSO procesontwikkeling.
Antwoordstructuur: software en programmatuur
Bij programmatuur kijkt RVO specifiek naar het programmeertechnische probleem:
- Wat is het programmeertechnische probleem?
- Waarom kunnen bestaande frameworks of libraries dit niet oplossen?
- Welke technisch nieuwe programmatuur ontwikkelt u zelf?
- In welke formele programmeertaal?
- Welke technische risico’s bestaan er?
Verdieping: WBSO software en programmatuur.
Antwoordstructuur: technisch-wetenschappelijk onderzoek
Bij TWO draait het om het verklaren van een verschijnsel:
- Welk technisch verschijnsel probeert u te verklaren?
- Waarom biedt bestaande kennis geen afdoende verklaring?
- Welke onderzoeksvragen stelt u?
- Hoe ziet de systematische onderzoeksopzet eruit?
Verdieping: WBSO technisch-wetenschappelijk onderzoek.
Voorbeeld: zwak versus sterk antwoord
Zwak antwoord
“Bestaande systemen zijn te langzaam en onvoldoende flexibel. Daarom ontwikkelen wij een eigen oplossing.”
Sterker antwoord
“Bij datasets boven X records overschrijdt de huidige vergelijkingsmethode de maximale responstijd doordat iedere nieuwe invoer tegen een te groot deel van de dataset moet worden gescoord. Bestaande libraries lossen dit binnen ons geheugenbudget niet op. Wij onderzoeken daarom een eigen partitioneringsstructuur gecombineerd met incrementele scoring. Vooraf is onzeker of hiermee de benodigde latency kan worden gehaald zonder verlies van matchkwaliteit.”
RVO stelt vragen over de urenbegroting
Wanneer het aantal aangevraagde S&O-uren niet logisch lijkt ten opzichte van de beschreven werkzaamheden, kan RVO om nadere onderbouwing vragen.
Splits de raming dan uit naar technische activiteiten, medewerkers, projectfase en periode. Maak duidelijk welke uren werkelijk technisch S&O zijn en welke projectmanagement-, implementatie- of andere werkzaamheden buiten de raming vallen.
Vragen over WBSO-kosten en uitgaven
Ook onvoldoende informatie over opgevoerde kosten of uitgaven kan aanleiding zijn voor aanvullende vragen. RVO wil bijvoorbeeld weten:
- hoe een kostenpost direct aan het S&O is toe te rekenen;
- waarvoor een bedrijfsmiddel wordt gebruikt;
- welk percentage van een uitgave aan S&O dienstbaar is;
- waarom een prototype geen gebruikerswaarde heeft;
- hoe het bedrag is geraamd.
Verduidelijken, niet herschrijven
Uw antwoord is bedoeld om RVO voldoende informatie te geven over de aanvraag die ter beoordeling ligt. RVO beoordeelt de werkzaamheden waarvoor WBSO is aangevraagd.
Gebruik de vragenbrief om de aangevraagde werkzaamheden concreter en technisch duidelijker te maken — niet om achteraf een wezenlijk ander project te construeren. Ligt de feitelijke situatie anders dan uit de oorspronkelijke aanvraag blijkt, leg dat dan transparant uit.
Veelgemaakte fouten bij een WBSO-vragenbrief
Wat gebeurt er nadat u de vragen heeft beantwoord?
RVO hervat de inhoudelijke beoordeling zodra uw antwoord volledig is ontvangen. De adviseur beoordeelt de aanvraag in combinatie met de aanvullende informatie en neemt daarna een besluit.
| Mogelijke uitkomst | Toelichting |
|---|---|
| Toekenning | De S&O-verklaring wordt afgegeven zoals aangevraagd |
| Gedeeltelijke toekenning | Eén of meer projecten, uren of kostenposten worden niet of beperkt toegekend |
| Afwijzing | Eén of meer projecten voldoen niet aan de S&O-criteria |
Bent u het niet eens met het besluit? Zie bezwaar maken tegen een WBSO-beslissing.
Hoe Klaren helpt bij aanvullende vragen van RVO
We analyseren per vraag welk beoordelingscriterium RVO probeert te verduidelijken. Vervolgens bespreken we de techniek met de betrokken ontwikkelaars of onderzoekers, structureren we de technische knelpunten en oplossingsrichtingen en controleren we of uren, rollen en eventuele kosten logisch aansluiten op de oorspronkelijke aanvraag.
Het doel is niet om een ander project te presenteren, maar om de feitelijke technische inhoud zó duidelijk te beschrijven dat RVO de aanvraag goed kan beoordelen.
Veelgestelde vragen over de WBSO-vragenbrief
Wat is een WBSO-vragenbrief?
Betekent een vragenbrief dat mijn WBSO wordt afgewezen?
Waarom stelt RVO aanvullende vragen?
Hoeveel tijd heb ik om te reageren?
Verlengt een vragenbrief de beslistermijn?
Kan RVO telefonisch aanvullende vragen stellen?
Moet ik mijn technische medewerkers betrekken?
Wat gebeurt er na beantwoording?
Heeft u aanvullende vragen van RVO ontvangen?
Wij beoordelen de vragen, bespreken de technische inhoud met uw ontwikkelaars en helpen een concreet en consistent antwoord op te stellen binnen de gestelde termijn.
BRONNEN EN INHOUDELIJKE CONTROLE
Gecontroleerd door Peter Klaren, WBSO-specialist sinds 2004. Laatst inhoudelijk bijgewerkt: 21 september 2026.