NA DE AANVRAAG · KOSTEN EN INVESTERINGEN
WBSO kosten en uitgaven: wat komt in aanmerking?
Bij de WBSO is niet iedere R&D-uitgave automatisch een WBSO-uitgave. Doorslaggevend is of de kosten of de investering direct aan uw eigen S&O kunnen worden toegerekend, aan de specifieke dienstbaarheidseisen voldoen én vooraf correct zijn aangevraagd. U kiest daarbij per kalenderjaar tussen het forfait en de werkelijke kosten en uitgaven — een keuze die u binnen dat jaar niet meer kunt terugdraaien.
DOOR PETER KLAREN · LAATST GECONTROLEERD SEPTEMBER 2026 · BRON: HANDLEIDING WBSO 2026 (RVO)
OP DEZE PAGINA
Wat is het verschil tussen WBSO-kosten en uitgaven?
RVO maakt een formeel onderscheid dat bepalend is voor welke regels gelden. Kosten zijn andere betaalde zaken voor het uitvoeren van uw eigen S&O — verbruik en gebruik. Uitgaven zijn investeringen in nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die u aanschaft om dat S&O uit te voeren.
| Kosten | Uitgaven | |
|---|---|---|
| Karakter | verbruik / gebruik | investering |
| Voorbeeld | prototypeonderdelen | nieuwe meetapparatuur |
| Voorbeeld | testmaterialen | nieuw S&O-bedrijfsmiddel |
| Voorbeeld | specifieke softwarelicentie | nieuw ICT-middel specifiek voor S&O |
| Vereiste | direct toerekenbaar en 100% uitsluitend dienstbaar | direct toerekenbaar en dienstbaar |
| Gedeeltelijk gebruik | in beginsel niet | onder voorwaarden wel |
| BTW | niet meenemen | niet meenemen |
Dit onderscheid is essentieel: voor kosten geldt dat zij volledig aan het S&O toerekenbaar moeten zijn, terwijl uitgaven onder voorwaarden gedeeltelijk mogen worden toegerekend. BTW blijft in beide gevallen buiten beschouwing.
Forfait of werkelijke kosten en uitgaven?
U kiest tussen twee routes. Bij het forfait hoeft u niets afzonderlijk te administreren; er wordt een vast bedrag per S&O-uur aan uw grondslag toegevoegd. Bij werkelijke kosten en uitgaven voert u de daadwerkelijke bedragen op, maar gelden strengere eisen aan onderbouwing, administratie en realisatie.
Let op: de keuze geldt voor het hele kalenderjaar
Bij uw eerste WBSO-aanvraag van het kalenderjaar kiest u tussen forfait en werkelijke kosten/uitgaven. Deze keuze kunt u later in dat jaar niet terugdraaien — ook niet wanneer de werkelijke kosten uiteindelijk lager blijken dan verwacht, of wanneer het forfait achteraf gunstiger was.
Hoe werkt het WBSO-forfait?
Een veelgemaakte denkfout is dat het forfait €10 of €4 subsidie per uur oplevert. Dat is niet zo. Het forfaitaire bedrag wordt toegevoegd aan de S&O-grondslag, waarna het WBSO-percentage over die totale grondslag wordt toegepast.
| S&O-uren | Forfaitair bedrag per uur |
|---|---|
| Eerste 1.800 S&O-uren | €10 per uur |
| Boven 1.800 S&O-uren | €4 per uur |
Rekenvoorbeeld bij 3.000 S&O-uren
1.200 × €4 = €4.800
Forfaitaire kostencomponent = €22.800
Die €22.800 wordt opgeteld bij het S&O-loon. Pas over dat totaal worden de percentages van 36% (of 50% voor starters) en 16% boven de schijfgrens toegepast.
Voor wie zijn werkelijke kosten en uitgaven relevant?
Werkelijke kosten en uitgaven kunnen worden opgevoerd door S&O-inhoudingsplichtigen, oftewel werkgevers. Een zelfstandige zonder personeel krijgt een vaste S&O-aftrek en voert geen kosten of uitgaven op.
Heeft een zelfstandige wél personeel, dan kunnen kosten en uitgaven worden opgevoerd binnen de WBSO-aanvraag voor dat personeel — niet binnen de eigen zelfstandigen-WBSO.
Meer over beide routes: WBSO berekenen en WBSO voorwaarden.
Welke WBSO-kosten kunnen in aanmerking komen?
RVO noemt onder meer verbruiksgoederen, materialen voor proeven en proefbatches, materialen voor prototypes zonder gebruikerswaarde, specifieke software- of ICT-tools en huur van apparatuur die uitsluitend voor het eigen S&O wordt gebruikt.
| Kostenpost | Mogelijk WBSO? |
|---|---|
| Materialen voor experimenten | ja |
| Grondstoffen voor een proefbatch | ja |
| Onderdelen experimenteel prototype zonder gebruikerswaarde | ja |
| Extern laten bouwen van een experimenteel prototype | mogelijk |
| Specifieke softwaretool voor eigen software-S&O | mogelijk |
| Huur testapparatuur uitsluitend voor S&O | mogelijk |
| Marktonderzoek | nee |
| Octrooikosten | nee |
| Ingehuurde ontwikkelaar | nee |
| Uitbesteed onderzoek | nee |
| Algemene kantoorsoftware | nee |
| Productieverliezen | nee |
Wanneer is een kost direct toerekenbaar aan S&O?
Dit is het hoofdcriterium en tegelijk de meest onderschatte valkuil. RVO eist bij kosten een duidelijk aantoonbaar causaal verband met het S&O én dat de kostenpost 100% uitsluitend dienstbaar is aan uw eigen S&O.
Direct toerekenbaar
De kosten ontstaan door het specifieke S&O-project. Zonder dat project waren ze er niet geweest.
Uitsluitend dienstbaar
De kostenpost wordt volledig voor dat S&O gebruikt — niet deels voor reguliere productie of bedrijfsvoering.
Bij gedeeld gebruik moet u bij kosten zeer voorzichtig zijn. RVO accepteert alleen objectief bepaalbare berekeningen, bijvoorbeeld op basis van daadwerkelijk gemeten materiaal- of energieverbruik. Een generieke sleutel als “50% van onze medewerkers werkt aan R&D, dus 50% van de huur is WBSO” is niet voldoende.
Welke WBSO-uitgaven kunnen meetellen?
Uitgaven zijn investeringen in nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die u aanschaft om uw eigen S&O uit te voeren.
Drie harde eisen
- het bedrijfsmiddel moet nieuw en niet eerder gebruikt zijn — tweedehands apparatuur kwalificeert niet;
- het moet direct aan uw eigen S&O zijn toe te rekenen;
- het moet in het betreffende jaar in gebruik worden genomen.
Mag apparatuur ook deels voor productie worden gebruikt?
Hier zit een belangrijk verschil met kosten. Bij een uitgave mag gedeeltelijke dienstbaarheid aan S&O onder voorwaarden wel, zolang u het S&O-deel objectief kunt bepalen.
RVO gebruikt als voorbeeld een menger die deels voor S&O en deels voor productie wordt ingezet. Het S&O-aandeel wordt dan bepaald op basis van geregistreerde draaiuren.
Het S&O-aandeel moet objectief en controleerbaar worden bepaald: via draaiuren, gebruiksregistraties of een andere feitelijke verdeelsleutel. Een schatting achteraf houdt bij een controle geen stand.
WBSO-uitgaven van €1 miljoen of meer
Is het aan S&O toe te rekenen deel van een bedrijfsmiddel €1 miljoen of meer, dan geldt een bijzondere systematiek. De uitgave wordt dan over maximaal vijf kalenderjaren verdeeld.
| Regel | Toelichting |
|---|---|
| Maximaal 20% per jaar | Per kalenderjaar telt maximaal 20% van de aanschafwaarde mee |
| Maximaal 5 jaar | De spreiding loopt over ten hoogste vijf kalenderjaren |
| Gecorrigeerd voor S&O-aandeel | Alleen het objectief aan S&O toe te rekenen deel telt mee |
Prototypes en pilotinstallaties
Of prototypekosten meetellen hangt af van de eindbestemming. Een prototype dat puur experimenteel is en geen gebruikerswaarde heeft, is iets anders dan een pilotplant die na de ontwikkeling gewoon als productie-installatie doordraait.
| Prototype | Kosten WBSO? |
|---|---|
| Puur experimenteel, geen gebruikerswaarde | mogelijk |
| Wordt verkocht | doorgaans nee |
| Wordt later als bedrijfsmiddel gebruikt | doorgaans nee |
| Pilotplant wordt na ontwikkeling productie-installatie | uitgaven nee |
Zie ook WBSO productontwikkeling en WBSO procesontwikkeling voor de inhoudelijke beoordeling van prototypes.
Welke kosten en uitgaven tellen wel en niet mee?
| Post | WBSO? |
|---|---|
| Prototypeonderdelen zonder gebruikerswaarde | mogelijk |
| Specifieke testmaterialen | mogelijk |
| Specifieke S&O-softwaretool | mogelijk |
| Nieuwe meetapparatuur | mogelijk |
| Tweedehands apparatuur | nee |
| Ingehuurde engineer | nee |
| Uitbesteed onderzoek | nee |
| Octrooi aanvragen | nee |
| Marktonderzoek | nee |
| Productieverlies | nee |
| Financieringskosten | nee |
| Afschrijving | nee |
| Algemene laptops en ICT | nee |
| Opleidingen en congressen | nee |
| Productievoorbereiding | nee |
RVO sluit onder andere uitbesteed onderzoek, inhuur van arbeid, afschrijving, financieringskosten, octrooikosten en productieverliezen expliciet uit.
Welke administratie houdt u bij voor werkelijke kosten?
Bij werkelijke kosten en uitgaven moet u per project vastleggen wat daadwerkelijk is gedaan én betaald. Bewaar minimaal de relevante offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betaalbewijzen en de berekeningen waarmee u de directe toerekenbaarheid en dienstbaarheid onderbouwt.
Alleen vooraf aangevraagde en toegekende kosten en uitgaven mogen worden meegenomen. Bij de realisatiemelding moeten ze bovendien betaald zijn.
Werkelijke kosten kunnen de beoordeling vertragen
Voor een complete aanvraag met forfait geldt voor een inhoudingsplichtige een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal drie maanden vanaf de start van de aanvraagperiode.
Praktisch: kiest u voor werkelijke kosten en uitgaven, dan kan RVO extra beoordelingstijd nodig hebben. De wettelijke behandeltermijn kan daardoor maximaal acht weken langer zijn dan bij het forfait.
Plan dat mee in uw WBSO-planning als u op een bepaalde startdatum rekent.
Wat als de werkelijke kosten lager uitvallen?
Bij werkelijke kosten en uitgaven meldt u na afloop van het jaar wat daadwerkelijk is gerealiseerd en betaald. Blijkt dit minder dan toegekend, dan kan de WBSO naar beneden worden gecorrigeerd.
Vraagt u bijvoorbeeld €100.000 aan werkelijke kosten aan en realiseert u uiteindelijk €70.000 aan kwalificerende, betaalde kosten, dan wordt de S&O-afdrachtvermindering op basis van dat lagere bedrag herrekend.
Forfait of werkelijke kosten: wat is gunstiger?
Het forfait is administratief eenvoudig en geeft vooraf zekerheid. Werkelijke kosten kunnen aantrekkelijker zijn wanneer uw S&O-projecten relatief hoge materiaal-, prototype-, test- of investeringskosten kennen.
Maar de hoogste kostenraming is niet automatisch de beste keuze. Werkelijke kosten moeten kwalificeren, vooraf worden aangevraagd, aantoonbaar worden gerealiseerd en administratief kunnen worden onderbouwd. Valt daar iets van weg, dan blijft alleen het risico over.
Veelgestelde vragen over WBSO-kosten en uitgaven
Wat is het WBSO-forfait in 2026?
Kan ik later wisselen van forfait naar werkelijke kosten?
Tellen ingehuurde ontwikkelaars mee als WBSO-kosten?
Kan testapparatuur meetellen?
Kan tweedehands apparatuur meetellen?
Mag ik BTW meenemen?
Tellen prototypekosten mee?
Moeten de kosten al betaald zijn?
Forfait of werkelijke kosten?
Wij rekenen beide routes vooraf door en beoordelen welke kosten en investeringen volgens de WBSO-regels kunnen worden meegenomen — vóór indiening, wanneer de keuze nog vrij is.
BRONNEN EN INHOUDELIJKE CONTROLE
Gecontroleerd door Peter Klaren, WBSO-specialist sinds 2004. Laatst inhoudelijk bijgewerkt: 21 september 2026.