NA DE AANVRAAG · URENREGISTRATIE

WBSO urenadministratie: welke uren moet u registreren?

De urenadministratie is een belangrijk onderdeel van iedere RVO-controle. Hieruit moet per dag blijken welke medewerker hoeveel S&O-uren aan welk goedgekeurd project heeft besteed. Een goede WBSO-urenadministratie laat niet alleen zien hoeveel uur is geschreven, maar maakt per medewerker, project en dag aannemelijk dat die uren daadwerkelijk aan het goedgekeurde S&O zijn besteed.

DOOR PETER KLAREN · LAATST GECONTROLEERD SEPTEMBER 2026 · BRON: HANDLEIDING WBSO 2026

WBSO urenadministratie in één oogopslag

OP DEZE PAGINA

Wat moet u vastleggen?

Leg minimaal vast wie, op welke dag, aan welk goedgekeurd S&O-project en hoeveel uren aan kwalificerend S&O heeft besteed.

Voor de WBSO is geen volledig sluitende urenregistratie vereist waarin iedere niet-S&O-minuut wordt verantwoord. De WBSO-administratie moet vooral voldoende duidelijk en controleerbaar maken hoeveel S&O-uren daadwerkelijk zijn gerealiseerd.

Een korte omschrijving van de technische werkzaamheid per regel is niet formeel verplicht, maar maakt de aansluiting met de projectadministratie aanzienlijk sterker bij een controle.

Wanneer moet u WBSO-uren registreren? De 10-werkdagenregel

Het is dus niet voldoende om aan het einde van het kwartaal of het jaar achteraf een urenstaat te reconstrueren. Een achteraf opgestelde urenstaat voldoet niet aan deze eis, ook niet wanneer de aantallen kloppen.

Let op het verschil in termijnen: de termijn van twee maanden na afloop van ieder kalenderkwartaal geldt voor de projectadministratie, niet voor de urenadministratie.

Voorbeeld WBSO-urenstaat

RVO schrijft geen specifiek softwarepakket of format voor. U mag uw bestaande urenregistratiesysteem gebruiken, zolang per persoon, project en dag duidelijk is hoeveel kwalificerende S&O-uren zijn gemaakt.

Dit is een hulpmiddel van Klaren Subsidieadvies en geen officieel RVO-document.

Welke uren tellen wel en niet mee?

Mogen uren van zzp’ers, stagiairs en externe ontwikkelaars meetellen?

Voor werkgevers geldt dat alleen S&O-uren van medewerkers die in dienst zijn van de onderneming die de WBSO toepast als S&O-uren kunnen worden opgevoerd. Uren van stagiairs, afstudeerders en externe zzp’ers tellen daarom niet als eigen S&O-loonuren.

Dat betekent niet automatisch dat alle externe inzet irrelevant is: sommige externe werkzaamheden kunnen onder voorwaarden als kosten of uitgaven worden behandeld. Lees daarvoor WBSO kosten en uitgaven.

WBSO urenadministratie voor zelfstandigen

Voor zelfstandigen is een correcte registratie van de eigen S&O-uren extra belangrijk, omdat minimaal 500 S&O-uren per kalenderjaar nodig zijn voor de S&O-aftrek. Daarnaast geldt voor toepassing van de ondernemersaftrek het algemene fiscale urencriterium van 1.225 uur.

Registreer dus niet alleen het totaal, maar ook hier per dag en per project. Bekijk de overige WBSO-voorwaarden voor zelfstandigen.

Urenadministratie en projectadministratie moeten hetzelfde verhaal vertellen

Stel de urenstaat zegt: medewerker X — 120 uur — project “Sensorontwikkeling”. Dan moet uit de projectadministratie ook blijken welke technische werkzaamheden gedurende diezelfde periode zijn uitgevoerd.

De drie WBSO-administraties moeten onderling aansluiten. Uren zonder technische onderbouwing en technische documentatie zonder bijbehorende uren zijn beide een risico bij een controle.

Bekijk het volledige overzicht van de WBSO-administratie →

Veelgemaakte fouten in de WBSO-urenadministratie

1. 01uren pas maanden later reconstrueren;
2. 02alleen maandtotalen registreren in plaats van dagregels;
3. 03geen projectnummer of projectkoppeling vastleggen;
4. 04niet-S&O-werkzaamheden meenemen in de S&O-uren;
5. 05externe uren als eigen werknemersuren opvoeren;
6. 06uren boeken buiten de goedgekeurde projectwerkzaamheden;
7. 07verschillen met de ziekte- en verlofregistratie;
8. 08urenadministratie en technische projectdocumentatie vertellen verschillende verhalen.

Wat controleert RVO in de urenadministratie?

Bij een controle kan RVO onder andere nagaan:

• welke personen aan het project hebben gewerkt;
• hoeveel S&O-uren dagelijks zijn geregistreerd;
• of de medewerkers in dienst waren van de aanvragende onderneming;
• of de werkzaamheden kwalificerend S&O waren;
• of de registratie aansluit bij de projectadministratie;
• of de registratie aansluit bij ziekte- en verlofgegevens.

Lees hoe een WBSO-controle door RVO verloopt →

Hoe lang moet u de urenadministratie bewaren?

De volledige S&O-administratie — inclusief de urenregistratie — moet 7 jaar worden bewaard. Zorg dat urenregistraties na een systeemwissel exporteerbaar en herleidbaar blijven naar persoon, project en datum.

Uren moeten herleidbaar zijn tot het goedgekeurde S&O-project. Niet-gerealiseerde uren mogen onder voorwaarden binnen hetzelfde kalenderjaar tussen reeds goedgekeurde projecten worden verschoven.

Veelgestelde vragen over WBSO-urenadministratie

BRONNEN EN INHOUDELIJKE CONTROLE

RVO — Handleiding WBSO 2026

Gecontroleerd door Peter Klaren, WBSO-specialist sinds 2004. Laatst inhoudelijk bijgewerkt: 21 september 2026.