APRÈS LA DEMANDE · DOSSIER TECHNIQUE
Administration de projet WBSO : que devez-vous consigner ?
Le relevé des heures indique le temps consacré aux activités S&O ; l’administration du projet montre ce qui a été développé ou étudié sur le plan technique. Pour chaque projet, le dossier doit clairement faire ressortir la nature et le contenu des activités S&O, l’avancement technique du projet, les difficultés rencontrées et les pistes de solution étudiées. Dans le cas d’une recherche technico-scientifique, l’administration doit présenter clairement le protocole de recherche et les résultats.
PAR PETER KLAREN · DERNIÈRE VÉRIFICATION : SEPTEMBRE 2026 · SOURCE : GUIDE WBSO 2026
L’administration de projet WBSO en un coup d’œil
| Exigence de RVO | Signification pratique |
|---|---|
| Organisée par projet | Un dossier distinct pour chaque projet S&O approuvé |
| Date et auteur visibles | Documents traçables |
| Contribution technique identifiable | Préciser qui a réalisé chaque tâche technique |
| Conserver aussi les pistes infructueuses | Ne pas documenter uniquement le résultat final |
| Correspondre à la demande | Ne pas documenter un autre projet que celui pour lequel la WBSO a été accordée |
| Mise à jour | Au plus tard 2 mois après chaque trimestre civil |
| Conservation | Gestion S&O complète 7 ans |
SUR CETTE PAGE
Que doit faire ressortir l’administration de projet WBSO ?
Pour un projet de développement
- les problèmes ou difficultés techniques rencontrés ;
- les pistes de solution technique étudiées ;
- les expérimentations, conceptions ou modifications réalisées ;
- l’évolution du principe de fonctionnement ;
- ce qui a fonctionné ou non.
Pour une recherche technico-scientifique
- les questions de recherche étudiées ;
- la mise en œuvre du protocole de recherche ;
- les expérimentations et mesures effectuées ;
- les résultats et enseignements techniques obtenus.
RVO établit explicitement cette distinction. Un dossier qui décrit uniquement les fonctionnalités ou la gestion du projet ne met pas suffisamment en évidence les activités techniques S&O.
Dans quel délai devez-vous mettre à jour l’administration du projet ?
L’administration du projet doit être mise à jour au plus tard deux mois après la fin de chaque trimestre civil ont été mis à jour.
Attention à la différence avec les heures : pour la suivi des heures s’applique un délai bien plus court de dix jours ouvrés. Vous pouvez donc rassembler les éléments de l’administration du projet chaque trimestre, mais pas constituer l’ensemble du dossier à la fin de l’année ou juste avant un contrôle.
Une administration de projet constituée après coup en une seule fois ne présente en outre pas la traçabilité technique chronologique précisément recherchée par RVO.
Administration de projet pour le développement logiciel
Pour les projets logiciels, la gestion des versions, les tickets, les conceptions techniques et les résultats de tests peuvent fournir des preuves importantes de la nature, du contenu et de l’avancement des activités S&O. RVO cite explicitement les systèmes de gestion de versions et les outils de suivi des problèmes à titre d’exemples.
La gestion des versions seule ne suffit pas toujours. Un commit portant uniquement la mention « fix bug » ou « new feature » apporte peu d’informations. L’administration doit également permettre de comprendre quel était l’obstacle technique de programmation, quelles pistes de solution ont été étudiées et comment le développement a progressé. Si nécessaire, complétez l’historique du code par des tickets, des notes techniques, des benchmarks ou des résultats de tests.
En savoir plus sur les conditions d’éligibilité du développement logiciel : WBSO logiciels et programmation.
Administration de projet pour le développement de produits et de procédés
Dans le cadre d’un développement physique, la traçabilité technique repose principalement sur les conceptions, les mesures et les résultats de tests. RVO cite notamment les plans, les photos de prototypes, les résultats de tests, les rapports de mesure et les calculs comme éléments utiles à l’administration du projet.
Zie ook WBSO – développement de produits en WBSO – développement de procédés.
Administration de projet pour la recherche technico-scientifique
Pour les projets TWO, l’administration du projet doit rendre le parcours de recherche compréhensible : protocole de recherche, hypothèses le cas échéant, expériences, séries de mesures, conclusions intermédiaires, questions de recherche ajustées et résultats.
L’objectif est moins de réaliser un prototype ou une solution technique que de démontrer le suivi de la recherche explicative. Les pistes de recherche qui n’ont pas permis d’aboutir à une explication doivent également figurer dans le dossier.
En savoir plus sur ce type de projet : WBSO recherche technico-scientifique.
Exemple d’un bon dossier de projet WBSO
Demande : développement d’un système de positionnement d’une précision de ± 0,05 mm.
Éléments de preuve dans le dossier : plans, calculs, rapports de mesure, photos d’essais et notes techniques — tous datés.
Il se forme ainsi, au fil du temps, un récit technique cohérent qui correspond à l’obstacle et aux pistes de solution décrits dans la demande WBSO. Une bonne administration de projet n’est pas un rapport rédigé après coup, mais une traçabilité technique chronologique.
Devez-vous rédiger un rapport de projet WBSO spécifique ?
Non. RVO n’impose aucun format fixe. Vous pouvez utiliser les systèmes et les documents dont vous vous servez habituellement, à condition qu’ils permettent de déterminer suffisamment clairement, pour chaque projet, la nature, le contenu et l’avancement des activités S&O. L’administration peut être tenue sous forme numérique ou sur papier.
Une combinaison de Git, Jira, CAO, rapports d’essais et notes techniques peut donc parfaitement convenir, à condition que ces éléments forment ensemble un récit technique compréhensible.
Conservez aussi ce qui n’a pas fonctionné
Un test infructueux, une conception écartée ou un algorithme aux performances insuffisantes constitue justement une preuve précieuse du développement technique. Ne supprimez donc pas cette documentation dès qu’une autre piste de solution est retenue.
RVO exige la conservation de toutes les phases du projet, y compris des documents qui ne sont plus utilisés par la suite. Ce sont précisément ces documents qui démontrent l’existence d’une incertitude technique et les pistes de solution que vous avez vous-même explorées.
L’inverse constitue un piège classique : un dossier qui contient uniquement la solution finale opérationnelle ressemble à un travail de développement ordinaire, sans incertitude.
Date, auteur et contribution technique
Chaque document doit comporter une date et le en de nom de l’auteur . Dans un système de gestion de versions, les dates et les noms des collaborateurs S&O doivent rester clairement visibles. Les documents doivent également faire apparaître la contribution technique des collaborateurs concernés.
Conseil pratique : lors de la migration de systèmes Git, Jira, de CAO ou de documentation, vérifiez surtout que les informations relatives aux auteurs et aux dates sont conservées. Avec une durée de conservation de sept ans, l’administration WBSO traverse généralement plusieurs changements d’outils.
Veillez également au périmètre : l’administration du projet doit manifestement correspondre aux activités S&O approuvées. Cela ne signifie pas que le projet doit se dérouler exactement comme prévu : de nouveaux obstacles, des pistes infructueuses et des changements de solutions techniques peuvent précisément faire partie du S&O. Le dossier doit toutefois montrer clairement que vous êtes resté dans l’orientation de développement technique approuvée.
L’administration du projet et le relevé des heures doivent raconter la même histoire
Si un collaborateur impute six heures S&O au projet P26-04 le 14 septembre, l’administration du projet doit également permettre d’établir de manière plausible quels travaux techniques ont été réalisés sur P26-04 à cette période.
6 heures → P26-04 → 14-09-2026
↕
projectadministratie
rapport de mesure → obstacle technique → nouvelle piste de solution
Les documents ne doivent pas justifier chaque heure individuellement, mais les heures et l’avancement technique doivent être cohérents. Les trois types d’administration WBSO doivent concorder entre eux.
Erreurs fréquentes dans l’administration du projet
- 01la documentation décrit uniquement les fonctionnalités, sans problème technique ;
- 02l’administration du projet n’a été constituée qu’après coup ;
- 03les documents ne comportent ni date ni auteur ;
- 04seule la solution finale réussie est conservée ;
- 05les pistes de solution infructueuses sont supprimées ;
- 06le dossier du projet ne correspond pas aux activités S&O approuvées ;
- 07le relevé des heures fait apparaître un volume de travail important alors que la documentation technique est presque inexistante ;
- 08Git/Jira présente bien de l’activité, mais pas suffisamment de contexte pour comprendre le S&O technique.
Que contrôle RVO dans l’administration de votre projet ?
Lors d’un contrôle, RVO compare les informations de la demande avec la réalité. Le dossier doit permettre de répondre aux questions suivantes :
- qu’avait-il été demandé ?
- qu’est-ce qui a réellement été réalisé ?
- quels problèmes techniques se sont présentés ?
- quelles solutions ont été étudiées ?
- quels collaborateurs ont apporté une contribution technique ?
- comment le projet a-t-il évolué dans le temps ?
- les heures et l’administration du projet concordent-elles ?
Lisez comment se déroule un contrôle WBSO par RVO → Vous avez reçu des questions de RVO ? Consultez la demande d’informations complémentaires WBSO.
Combien de temps devez-vous conserver l’administration du projet ?
L’intégralité de l’administration S&O — y compris le dossier technique du projet — doit 7 ans être conservée. Pour les logiciels, cette exigence est particulièrement importante en raison des migrations entre outils : veillez à ce que les dépôts, les tickets et la documentation restent exportables et traçables.
Questions fréquentes sur l’administration des projets WBSO
Que doit contenir l’administration d’un projet WBSO ?
Pour chaque projet, il doit apparaître clairement quelle était la nature et le contenu du S&O, quels obstacles techniques se sont présentés, quelles pistes de solution ont été étudiées et comment le projet a progressé sur le plan technique. Pour TWO, il s’agit du protocole de recherche, des expérimentations et des résultats.
Dans quel délai dois-je mettre à jour l’administration du projet ?
Au plus tard deux mois après la fin de chaque trimestre civil. Un délai plus court de dix jours ouvrables s’applique au relevé des heures.
Dois-je rédiger un rapport de projet WBSO distinct ?
Non. RVO n’impose aucun format fixe. Vous pouvez utiliser vos systèmes et documents habituels, à condition qu’ils permettent d’établir, pour chaque projet, la nature, le contenu et l’avancement du S&O.
L’historique Git suffit-il pour l’administration du projet ?
Pas toujours. L’administration doit également permettre de comprendre quel obstacle technique a été résolu et quelles pistes de solution ont été étudiées. Si nécessaire, complétez l’historique du code par des tickets, des notes, des tests comparatifs ou des résultats de tests.
Dois-je conserver les pistes de solution échouées ?
Oui. Toutes les phases du projet doivent être conservées, y compris les documents qui ne sont plus utilisés. Ce sont précisément ces documents qui démontrent l’incertitude technique.
Les documents doivent-ils comporter une date et un nom ?
Oui. Chaque document doit être daté et mentionner son auteur. Dans un système de gestion de versions, les dates et les noms des collaborateurs S&O doivent être conservés.
Que se passe-t-il si le projet s’est déroulé différemment de ce qui était prévu dans la demande ?
Cela est autorisé. De nouveaux obstacles et des changements de pistes de solution font partie du S&O. Le dossier doit toutefois montrer que vous êtes resté dans l’orientation de développement technique approuvée.
Combien de temps devez-vous conserver les documents administratifs du projet ?
Sept ans, comme le reste des documents administratifs S&O.
Les documents administratifs de votre projet WBSO sont-ils prêts pour un contrôle ?
Nous vérifions la cohérence entre votre dossier technique, votre relevé d’heures et la demande approuvée.
SOURCES ET VÉRIFICATION DU CONTENU
Contrôlé par Peter Klaren, spécialiste WBSO depuis 2004. Dernière mise à jour de fond : 21 septembre 2026.