NACH DEM ANTRAG · KOSTEN UND INVESTITIONEN
WBSO-Kosten und -Ausgaben: Was ist förderfähig?
Bei der WBSO gilt nicht jede F&E-Ausgabe automatisch als WBSO-Ausgabe. Entscheidend ist, ob Kosten oder Investitionen Ihrem eigenen S&O unmittelbar zugerechnet werden können, die spezifischen Anforderungen an die Zweckdienlichkeit erfüllen und vorab ordnungsgemäß beantragt wurden. Sie entscheiden sich dabei für jedes Kalenderjahr entweder für die Pauschale oder für die tatsächlichen Kosten und Ausgaben – diese Entscheidung kann innerhalb des betreffenden Jahres nicht mehr rückgängig gemacht werden.
VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: WBSO-LEITFADEN 2026 (RVO)
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Was ist der Unterschied zwischen WBSO-Kosten und -Ausgaben?
RVO nimmt eine formale Unterscheidung vor, die dafür maßgeblich ist, welche Vorschriften gelten. Kosten sind sonstige entgeltlich erworbene Güter für die Durchführung Ihrer eigenen S&O — Verbrauch und Nutzung. Ausgaben sind Investitionen in neu hergestellte Betriebsmittel, die Sie zur Durchführung dieser S&O anschaffen.
| Kosten | Ausgaben | |
|---|---|---|
| Charakter | Verbrauch / Nutzung | Investition |
| Beispiel | Prototypenbauteile | neue Messgeräte |
| Beispiel | Testmaterialien | neues S&O-Wirtschaftsgut |
| Beispiel | spezifische Softwarelizenz | neues, speziell für S&O bestimmtes IKT-Mittel |
| Voraussetzung | unmittelbar zurechenbar und zu 100 % ausschließlich zweckdienlich | unmittelbar zurechenbar und dienlich |
| Teilweise Nutzung | grundsätzlich nicht | unter bestimmten Voraussetzungen schon |
| Mehrwertsteuer | nicht berücksichtigen | nicht berücksichtigen |
Diese Unterscheidung ist wesentlich: Für Kosten gilt, dass sie vollständig S&O zurechenbar sein müssen, während Ausgaben unter bestimmten Voraussetzungen teilweise zugerechnet werden dürfen werden. Die Mehrwertsteuer bleibt in beiden Fällen unberücksichtigt.
Kostenpauschale oder tatsächliche Kosten und Ausgaben?
Sie wählen zwischen zwei Wegen. Beim Pauschalregelung müssen Sie nichts gesondert dokumentieren; Ihrer Bemessungsgrundlage wird ein fester Betrag je S&O-Stunde hinzugerechnet. Bei tatsächliche Kosten und Ausgaben geben Sie die tatsächlichen Beträge an; allerdings gelten strengere Anforderungen an die Begründung, Dokumentation und tatsächliche Realisierung.
Bitte beachten Sie: Die Wahl gilt für das gesamte Kalenderjahr
Bei Ihrem ersten WBSO-Antrag des Kalenderjahres wählen Sie zwischen der Pauschale und den tatsächlichen Kosten und Ausgaben. Diese Entscheidung können Sie im weiteren Verlauf desselben Jahres nicht rückgängig machen – auch dann nicht, wenn die tatsächlichen Kosten letztlich niedriger ausfallen als erwartet oder sich die Pauschale im Nachhinein als günstiger erweist.
Wie funktioniert die WBSO-Pauschale?
Ein häufiger Denkfehler besteht darin, anzunehmen, dass die Pauschale einen Zuschuss von 10 € oder 4 € pro Stunde ergibt. Das ist nicht der Fall. Der Pauschalbetrag wird zur S&O-Bemessungsgrundlage hinzugerechnet, anschließend wird der WBSO-Prozentsatz auf diese gesamte Bemessungsgrundlage angewendet.
| F&E-Stunden | Pauschalbetrag pro Stunde |
|---|---|
| Erste 1.800 S&O-Stunden | 10 € pro Stunde |
| Über 1.800 S&O-Stunden | 4 € pro Stunde |
Berechnungsbeispiel für 3.000 S&O-Stunden
1.200 × 4 € = 4.800 €
Pauschale Kostenkomponente = €22.800
Diese 22.800 € werden zum S&O-Arbeitslohn hinzugerechnet. Erst auf diesen Gesamtbetrag werden die Prozentsätze von 36 % (beziehungsweise 50 % für Unternehmensgründer) und von 16 % oberhalb der Stufengrenze angewandt.
Für wen sind die tatsächlichen Kosten und Ausgaben relevant?
Tatsächliche Kosten und Ausgaben können geltend gemacht werden von S&O-abzugspflichtige Arbeitgeber, also Arbeitgeber. Ein Selbstständiger ohne Personal erhält einen festen S&O-Abzug und setzt keine Kosten oder Ausgaben an.
Beschäftigt ein Selbstständiger Personal, können Kosten und Ausgaben im Rahmen des WBSO-Antrags für dieses Personal geltend gemacht werden — nicht im Rahmen der eigenen WBSO für Selbstständige.
Mehr über beide Optionen: WBSO berechnen und WBSO-Voraussetzungen.
Welche WBSO-Kosten können berücksichtigt werden?
Die RVO nennt unter anderem Verbrauchsgüter, Materialien für Versuche und Testchargen, Materialien für Prototypen ohne Gebrauchswert, spezielle Software- oder IKT-Werkzeuge sowie Miete von Ausrüstung, die ausschließlich für die eigene S&O verwendet wird.
| Kostenposition | WBSO möglich? |
|---|---|
| Materialien für Experimente | ja |
| Rohstoffe für eine Testcharge | ja |
| Bauteile eines experimentellen Prototyps ohne Nutzwert | ja |
| Externe Anfertigung eines experimentellen Prototyps | möglich |
| Spezifisches Softwaretool für eigene Software-S&O | möglich |
| Miete von Testgeräten ausschließlich für S&O | möglich |
| Marktforschung | nein |
| Patentkosten | nein |
| Beauftragter externer Entwickler | nein |
| Ausgelagerte Forschung | nein |
| Allgemeine Bürosoftware | nein |
| Produktionsausfälle | nein |
Wann ist eine Kostenposition S&O direkt zurechenbar?
Dies ist das Hauptkriterium und zugleich die am häufigsten unterschätzte Stolperfalle. RVO verlangt bei Kosten einen klar nachweisbaren Kausalzusammenhang mit der S&O-Tätigkeit und außerdem, dass die Kostenposition zu 100 % ausschließlich zweckdienlich ist Ihrem eigenen S&O zuzurechnen.
Direkt zurechenbar
Die Kosten entstehen durch das konkrete S&O-Projekt. Ohne dieses Projekt wären sie nicht angefallen.
Ausschließlich hierfür eingesetzt
Die Kostenposition wird vollständig für diese S&O-Tätigkeit verwendet — und nicht teilweise für die reguläre Produktion oder den laufenden Geschäftsbetrieb.
Bei gemeinsamer Nutzung müssen Sie bei der Anrechnung von Kosten äußerst vorsichtig sein. RVO akzeptiert ausschließlich objektiv bestimmbare Berechnungen, beispielsweise auf Grundlage des tatsächlich gemessenen Material- oder Energieverbrauchs. Ein allgemeiner Verteilungsschlüssel wie „50 % unserer Mitarbeitenden sind in Forschung und Entwicklung tätig, daher entfallen 50 % der Miete auf die WBSO“ ist nicht ausreichend.
Welche WBSO-Ausgaben können berücksichtigt werden?
Ausgaben sind Investitionen in neu hergestellte Betriebsmittel, die Sie zur Durchführung Ihrer eigenen S&O erwerben.
Drei zwingende Anforderungen
- das Wirtschaftsgut muss neu und zuvor nicht verwendet sind — gebrauchte Geräte sind nicht berücksichtigungsfähig;
- es muss unmittelbar Ihrem eigenen S&O zurechenbar sein;
- es muss im betreffenden Jahr in Betrieb genommen werden.
Darf die Ausrüstung auch teilweise für die Produktion genutzt werden?
Hier besteht ein wichtiger Unterschied zu Kosten. Bei einer Ausgabe ist eine teilweise Nutzung für S&O unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, sofern Sie den S&O-Anteil objektiv bestimmen können.
RVO führt als Beispiel einen Mischer an, der teilweise für S&O und teilweise für die Produktion eingesetzt wird. Der S&O-Anteil wird dann anhand der erfassten Betriebsstunden bestimmt.
Der S&O-Anteil muss objektiv und überprüfbar ermittelt werden: anhand von Betriebsstunden, Nutzungsaufzeichnungen oder einem anderen sachlich belegbaren Verteilungsschlüssel. Eine nachträgliche Schätzung hält einer Prüfung nicht stand.
WBSO-Ausgaben von mindestens 1 Million €
Ist der S&O zurechenbare Anteil eines betrieblichen Vermögensgegenstands €1 miljoen of meer, gilt eine besondere Berechnungsmethode. Die Ausgabe wird dann auf höchstens fünf Kalenderjahre verteilt.
| Regel | Erläuterung |
|---|---|
| Höchstens 20 % pro Jahr | Pro Kalenderjahr werden höchstens 20 % des Anschaffungswerts berücksichtigt |
| Höchstens 5 Jahre | Die Verteilung erstreckt sich über höchstens fünf Kalenderjahre |
| Auf den S&O-Anteil bereinigt | Nur der dem S&O objektiv zurechenbare Anteil wird berücksichtigt |
Prototypen und Pilotanlagen
Ob Prototypkosten berücksichtigt werden können, hängt von der vom endgültigen Verwendungszweck ab. Ein rein experimenteller Prototyp ohne Nutzwert ist etwas anderes als eine Pilotanlage, die nach Abschluss der Entwicklung als reguläre Produktionsanlage weiterbetrieben wird.
| Prototyp | WBSO-Kosten? |
|---|---|
| Rein experimentell, kein Gebrauchswert | möglich |
| Wird verkauft | in der Regel nein |
| Wird später als Betriebsmittel genutzt | in der Regel nein |
| Die Pilotanlage wird nach der Entwicklung zur Produktionsanlage | Ausgaben nein |
Siehe auch WBSO-Produktentwicklung und WBSO-Prozessentwicklung für die fachliche Beurteilung von Prototypen.
Welche Kosten und Ausgaben werden berücksichtigt und welche nicht?
| Position | WBSO? |
|---|---|
| Prototypenteile ohne Gebrauchswert | möglich |
| Spezifische Testmaterialien | möglich |
| Spezifisches S&O-Softwaretool | möglich |
| Neue Messgeräte | möglich |
| Gebrauchte Geräte | nein |
| Beauftragter externer Ingenieur | nein |
| Ausgelagerte Forschung | nein |
| Patent anmelden | nein |
| Marktforschung | nein |
| Produktionsausfall | nein |
| Finanzierungskosten | nein |
| Abschreibung | nein |
| Allgemeine Laptops und IT | nein |
| Schulungen und Kongresse | nein |
| Produktionsvorbereitung | nein |
RVO schließt unter anderem ausgelagerte Forschung, den Einsatz externer Arbeitskräfte, Abschreibungen, Finanzierungskosten, Patentkosten und Produktionsverluste ausdrücklich aus.
Welche Aufzeichnungen müssen Sie für die tatsächlichen Kosten führen?
Bei tatsächlichen Kosten und Ausgaben müssen Sie für jedes Projekt dokumentieren, was tatsächlich durchgeführt und bezahlt wurde. Bewahren Sie mindestens die relevanten Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsnachweise und Berechnungen auf, mit denen Sie die unmittelbare Zurechenbarkeit und Zweckdienlichkeit belegen.
Nur im Voraus beantragte und bewilligte Kosten und Ausgaben dürfen berücksichtigt werden. Bei der Meldung der Ist-Werte müssen sie außerdem bezahlt sein.
Tatsächliche Kosten können die Bearbeitung verzögern
Für einen vollständigen Antrag mit Pauschale gilt für einen abzugspflichtigen Arbeitgeber eine gesetzliche Bearbeitungsfrist von höchstens drei Monaten ab Beginn des Antragszeitraums.
In der Praxis: entscheiden Sie sich für die tatsächlichen Kosten und Ausgaben, kann die RVO zusätzliche Zeit für die Prüfung benötigen. Die gesetzliche Bearbeitungsfrist kann sich dadurch um höchstens acht Wochen verlängern sind dann höher als bei der Pauschale.
Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer WBSO-Planung wenn Sie mit einem bestimmten Startdatum rechnen.
Was geschieht, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen?
Bei tatsächlichen Kosten und Ausgaben melden Sie nach Ablauf des Jahres, was tatsächlich realisiert und bezahlt wurde. Liegt dies unter dem bewilligten Umfang, kann die WBSO nach unten korrigiert werden.
Beantragen Sie beispielsweise tatsächliche Kosten in Höhe von 100.000 € und realisieren Sie letztlich qualifizierende, bezahlte Kosten in Höhe von 70.000 €, wird die S&O-Abgabenermäßigung auf Grundlage dieses niedrigeren Betrags neu berechnet.
Pauschale oder tatsächliche Kosten: Was ist günstiger?
Die Pauschale ist administrativ einfach und bietet im Voraus Planungssicherheit. Tatsächliche Kosten können attraktiver sein, wenn bei Ihren S&O-Projekten vergleichsweise hohe Material-, Prototypen-, Test- oder Investitionskosten anfallen.
Die höchste Kostenschätzung ist jedoch nicht automatisch die beste Wahl. Tatsächliche Kosten müssen die Voraussetzungen erfüllen, im Voraus beantragt werden, nachweislich tatsächlich geleistet werden und durch entsprechende Aufzeichnungen belegt werden können. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, besteht ein entsprechendes Risiko.
→ Vergleichen Sie die Pauschale und die tatsächlichen Kosten im Rechner
Häufig gestellte Fragen zu WBSO-Kosten und -Ausgaben
Wie hoch ist die WBSO-Pauschale im Jahr 2026?
Kann ich später von der Pauschale zu den tatsächlichen Kosten wechseln?
Werden beauftragte externe Entwickler als WBSO-Kosten berücksichtigt?
Kann Testausrüstung berücksichtigt werden?
Kann gebrauchte Ausrüstung berücksichtigt werden?
Darf ich die Mehrwertsteuer einbeziehen?
Werden Prototypkosten berücksichtigt?
Müssen die Kosten bereits bezahlt worden sein?
Pauschale oder tatsächliche Kosten?
Wir berechnen beide Varianten vorab und beurteilen, welche Kosten und Investitionen nach den WBSO-Regeln berücksichtigt werden können – vor der Einreichung, solange Sie noch frei wählen können.
QUELLEN UND INHALTLICHE PRÜFUNG
Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Zuletzt inhaltlich aktualisiert: 21. September 2026.