NACH DER ANTRAGSTELLUNG · COMPLIANCE
Nach Erhalt Ihrer S&O-Erklärung sind Sie verpflichtet, eine WBSO-Dokumentation zu führen. Diese umfasst eine Projektdokumentation und eine Arbeitszeiterfassung sowie, wenn Sie sich für die tatsächlichen Kosten und Ausgaben entschieden haben, zusätzlich eine Kosten- und Ausgabendokumentation. Die Dokumentationen müssen für jedes Projekt miteinander übereinstimmen und einen klaren Einblick in Art, Inhalt, Fortschritt und Umfang der durchgeführten S&O-Tätigkeiten geben. RVO kann diese Unterlagen im Rahmen einer Prüfung anfordern.
VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: WBSO-LEITFADEN 2026
| Dokumentation | Was müssen Sie dokumentieren? | Wann aktualisieren? |
|---|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | Arbeitsstunden pro Person, Projekt und Tag | Innerhalb von 10 Arbeitstagen |
| Projektdokumentation | Technische Tätigkeiten, Herausforderungen, Fortschritte und Ergebnisse | Spätestens zwei Monate nach Ablauf des jeweiligen Quartals |
| Kosten- und Ausgabendokumentation | Tatsächlich angefallene und bezahlte Kosten und Ausgaben pro Projekt | Spätestens zum Zeitpunkt der Realisierungsmeldung auf den aktuellen Stand |
| Aufbewahrungspflicht | Vollständige S&O-Dokumentation | 7 Jahre aufbewahren |
Diese Fristen ergeben sich aus dem WBSO-Leitfaden 2026. Nachfolgend erfahren Sie für jede Dokumentationsart, welche Anforderungen RVO genau stellt.
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Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter, jedes Projekt und jeden Tag die geleisteten S&O-Stunden. Es dürfen ausschließlich Arbeitsstunden der eigenen Arbeitnehmer für genehmigte S&O-Tätigkeiten erfasst werden.
Die Erfassung muss innerhalb von zehn Arbeitstagen aktualisiert werden und mit den Urlaubs- und Krankheitsaufzeichnungen übereinstimmen. Eine nachträglich rekonstruierte Arbeitszeiterfassung erfüllt diese Anforderung nicht.
Aus der Projektdokumentation muss hervorgehen, welche S&O-Tätigkeiten tatsächlich durchgeführt wurden, welche technischen Herausforderungen aufgetreten sind, welche Lösungsansätze untersucht wurden und welche technischen Fortschritte im Projekt erzielt wurden.
Bei technisch-wissenschaftlichen Forschungsarbeiten muss hingegen nachvollziehbar sein, wie die Untersuchung konzipiert und durchgeführt wurde und welche Ergebnisse erzielt wurden.
RVO nennt als mögliche Nachweise unter anderem Berichte, Zeichnungen, E-Mails, Fotos von Prototypen, Testergebnisse, Messprotokolle und Berechnungen. Bei Software können auch Versionsverwaltungssysteme und Issue-Tracker wie Git und Jira Bestandteil der Dokumentation sein.
Haben Sie sich für die tatsächlichen Kosten und Ausgaben entschieden, müssen Sie für jedes S&O-Projekt nachweisen können, welche Kosten und Ausgaben tatsächlich angefallen und bezahlt worden sind. Bewahren Sie hierfür beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Zahlungsnachweise auf.
Berücksichtigt werden können ausschließlich Kosten und Ausgaben, die vorab beantragt und bewilligt wurden. Aus der Dokumentation muss außerdem hervorgehen, dass sie unmittelbar den S&O-Tätigkeiten zuzurechnen sind und die geltenden Zweckdienlichkeitsanforderungen erfüllen.
Haben Sie sich für die Kostenpauschale entschieden, ist für die WBSO keine gesonderte Kostendokumentation erforderlich.
RVO muss nachvollziehen können, dass die beantragten technischen Tätigkeiten tatsächlich durchgeführt wurden, welche Mitarbeitenden daran beteiligt waren, wie viele Stunden sie dafür aufgewendet haben und – sofern zutreffend – welche tatsächlichen Kosten entstanden sind.
Eine ordnungsgemäße WBSO-Dokumentation vermittelt ein einheitliches und schlüssiges technisches Gesamtbild: was Sie beantragt haben, was Ihre Mitarbeitenden tatsächlich entwickelt oder untersucht haben, wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde und was letztlich realisiert worden ist.
| Situation | Beginn der Dokumentationspflicht |
|---|---|
| Selbstständige / S&O-Steuerpflichtige | Ab dem Startdatum des Antrags |
| Arbeitgeber / S&O-Abzugsverpflichtete | Ab dem Startmonat des Antrags |
Beginnen Sie daher nicht erst mit der Erfassung, wenn die S&O-Erklärung vorliegt; die Dokumentationspflicht gilt ab Beginn des bewilligten Zeitraums.
Die vollständige S&O-Dokumentation muss 7 Jahre lang aufbewahrt werden.
Stellen Sie daher sicher, dass digitale Systeme, Versionshistorien, Tickets und technische Dokumente auch nach Migrationen zugänglich und nachvollziehbar bleiben. RVO weist ausdrücklich darauf hin, dass Datumsangaben und Namen erhalten bleiben müssen, beispielsweise bei der Migration eines Versionsverwaltungssystems.
Antrag: Entwicklung eines Positionierungsmechanismus mit einer Genauigkeit von ±0,05 mm.
Dokumentation: technische Zeichnungen → Messergebnisse → festgestellte Verformung → alternative Lagerkonstruktion → Versuchsaufbau → Testergebnisse → neuer Lösungsansatz.
Antrag: technisch neuartige Datenstruktur aufgrund von Latenzanforderungen.
Dokumentation: Git-Commit → Jira-Ticket → Benchmark → gescheiterter Lösungsansatz → neue Datenstruktur → neuer Benchmark.
Die Dokumentation muss kein ansprechend gestalteter Abschlussbericht sein. Sie muss zeigen, welche technischen Tätigkeiten durchgeführt wurden und wie die Entwicklung tatsächlich verlaufen ist – einschließlich der Lösungswege, die nicht funktioniert haben.
Bei einer Kontrolle durch RVO kann eine unzureichende Dokumentation dazu führen, dass Stunden, Kosten oder sogar vollständige Projekte nicht anerkannt werden. RVO kann daraufhin eine berichtigte S&O-Erklärung ausstellen und eine zuvor gewährte Ermäßigung der Lohnsteuerabgaben korrigieren. Bei Selbstständigen kann die S&O-Erklärung widerrufen werden. Darüber hinaus kann ein Bußgeld verhängt werden.
Gehen Sie diese sechs Fragen durch. Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“, besteht bei einer Prüfung ein administratives Risiko.
Melden Sie nach Ablauf des Kalenderjahres die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden und gegebenenfalls die tatsächlichen Kosten und Ausgaben.
Haben Sie Rückfragen der RVO zu Ihrem Antrag oder Ihren Unterlagen erhalten? Eine fundierte Begründung ist entscheidend.
Eine Projektdokumentation und eine Arbeitszeiterfassung sind stets verpflichtend. Haben Sie sich für die tatsächlichen Kosten und Ausgaben entschieden, müssen Sie zusätzlich eine Kosten- und Ausgabendokumentation führen.
Innerhalb von zehn Arbeitstagen. Die Erfassung muss zudem mit den Urlaubs- und Krankheitsaufzeichnungen übereinstimmen.
Spätestens zwei Monate nach Ablauf des jeweiligen Kalenderquartals.
Sieben Jahre. Stellen Sie sicher, dass digitale Dokumente, Versionsverläufe und Tickets auch nach Systemmigrationen nachvollziehbar bleiben.
Ja. Gerade diese Dokumentation belegt, dass technische Unsicherheiten bestanden und eigene Entwicklungsarbeit geleistet wurde.
Nein. Haben Sie sich für die Kostenpauschale entschieden, ist für die WBSO keine separate Kosten- und Ausgabendokumentation erforderlich.
Die RVO kann Arbeitsstunden, Kosten oder Projekte nicht anerkennen, eine korrigierte S&O-Erklärung ausstellen und in bestimmten Fällen ein Bußgeld verhängen.
Für Arbeitgeber ab dem Startmonat des Antrags und für Selbstständige ab dem Startdatum des Antrags.
Wir prüfen Ihre Arbeitszeit-, Projekt- und Kostendokumentation vor einer Realisierungsmeldung oder einer RVO-Prüfung.
QUELLEN UND FACHLICHE PRÜFUNG
Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Letzte fachliche Aktualisierung: 21. September 2026.
