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WBSO-Prüfung durch RVO: Was wird geprüft und wie bereiten Sie sich darauf vor?
RVO kann nach der Bewilligung der WBSO prüfen, ob Ihr Antrag mit der tatsächlichen Umsetzung übereinstimmt und ob Sie die administrativen Verpflichtungen erfüllen. Die Prüfung kann erfolgen durch eine Dokumentenprüfung aus der Ferne oder auf Ihre Betriebsstätte. RVO prüft unter anderem die durchgeführten S&O-Tätigkeiten, die tatsächlich geleisteten Stunden und – bei tatsächlichen Kosten und Ausgaben – die angefallenen und gezahlten Beträge.
VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: WBSO-LEITFADEN 2026 (RVO)
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Was prüft RVO bei einer WBSO-Prüfung?
RVO führt nachträgliche Kontrollen bei Unternehmen durch, die eine S&O-Erklärung erhalten haben. Im Mittelpunkt der Prüfung stehen die Fragen: Entspricht der Antrag der tatsächlichen Praxis, und lässt sich dies nachweisen?
| Aspekt | Worauf achtet RVO? |
|---|---|
| Antrag | Entsprechen die ausgeführten Arbeiten dem genehmigten Vorhaben? |
| Projektdokumentation | Sind Art, Inhalt und Fortschritt des S&O nachweisbar? |
| Zeiterfassung | Wer hat wann wie viele Stunden an welchem Projekt gearbeitet? |
| Urlaub und Krankheit | Passen die erfassten S&O-Stunden logisch dazu? |
| Tatsächliche Kosten | Wurden die Kosten vorab bewilligt, tatsächlich verursacht und bezahlt? |
| Tatsächliche Ausgaben | Sind Investition, Nutzung und Zuordnung zu S&O belegt? |
| Tatsächliche Realisierung | Stimmen die gemeldeten Stunden und Kosten mit der Dokumentation überein? |
Bei einer RVO-Prüfung geht es nicht um eine nachträglich perfektionierte Dokumentation, sondern um eine plausibler und überprüfbarer Zusammenhang zwischen dem, was Sie beantragt haben, dem, was technisch tatsächlich durchgeführt wurde, den damit verbundenen Stunden und Kosten und dem, was letztendlich realisiert wurde.
Fernprüfung oder Prüfung vor Ort
RVO kann die WBSO-Prüfung aus der Ferne oder vor Ort in Ihrem Unternehmen durchführen. Vorab erhalten Sie eine Mitteilung über die Prüfung, die von RVO angeforderten Unterlagen und die Frist, innerhalb derer Sie diese einreichen müssen.
| Fernprüfung | Betriebsbesuch |
|---|---|
| Unterlagen digital einreichen | Prüfung am Unternehmensstandort |
| Fernprüfung der Dokumentation | Dokumentation und inhaltliche Erläuterung |
| Ergänzende Fragen möglich | Technische Mitarbeiter können Erläuterungen geben |
| Die Vorbereitung der Unterlagen steht im Mittelpunkt | Sowohl die Dokumentation als auch die Gespräche sind wichtig |
In beiden Fällen gilt: Die Prüfung wird vorab angekündigt. Sie wissen daher, welche Unterlagen Sie bis wann einreichen müssen.
Welche Dokumente kann RVO bei einer Prüfung anfordern?
Welche Unterlagen relevant sind, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Die Akte muss vor allem überzeugend darlegen, was tatsächlich geschehen ist.
Dokumentation
Technischer Nachweis
Bei tatsächlichen Kosten und Ausgaben
Mehr zu den einzelnen Dokumentationsarten: Stundenerfassung, Projektdokumentation und Kosten und Ausgaben.
Welche Stunden stehen häufig besonders im Fokus?
Die Funktionsbezeichnung ist nicht ausschlaggebend. Ein Geschäftsführer oder Projektmanager darf S&O-Stunden nur insoweit ansetzen, als er selbst technisch-inhaltliche S&O-Tätigkeiten im Rahmen des genehmigten Projekts ausführt.
RVO berücksichtigt die tatsächlich ausgeführten Arbeiten und nicht die formale Funktion. Mitarbeiter, die nicht inhaltlich an den technischen Arbeiten beteiligt sind – beispielsweise im Marketing oder im Sekretariat –, können keine S&O-Stunden geltend machen.
Keine S&O-Stunden
Die vollständigen Regelungen finden Sie im WBSO-Stundennachweis.
Softwareprojekte bei einer RVO-Prüfung
Bei Softwareprojekten können die Git-Historie, Issues, technische Entwürfe, Benchmarks und Testergebnisse sehr wichtige Nachweise darstellen.
Eine große Anzahl von Commits allein belegt jedoch noch nicht, dass S&O durchgeführt wurde. Es muss außerdem klar ersichtlich sein welches programmiertechnische Problem gelöst wurde und wie die technische Entwicklung verlief.
Siehe auch WBSO-Software und Programmcode und Projektdokumentation bei Softwareprojekten.
Produkt-, Verfahrens- und Forschungsprojekte bei einer Prüfung
Produktentwicklung
Entwürfe, Änderungen, Berechnungen, Prototypenprotokolle und Testberichte machen den Entwicklungsverlauf nachvollziehbar.
Prozessentwicklung
Prozessmessungen, Berichte über Testläufe und Einstellungen zeigen, welche technische Unsicherheit gelöst wurde.
Technisch-wissenschaftliche Forschung
Forschungsaufbau, Messreihen, Zwischenergebnisse und Resultate bilden gemeinsam die Forschungsdokumentation.
Wie bereiten Sie sich auf eine WBSO-Prüfung vor?
- 1Antrag und S&O-Erklärung miteinander abgleichenWelche Tätigkeiten waren genau genehmigt?
- 2Prüfen Sie die StundenaufzeichnungenPro Person, Projekt und Tag; unter Einhaltung der 10-Arbeitstage-Regel; abgestimmt auf die Urlaubs- und Krankheitserfassung.
- 3Prüfen Sie die technische DokumentationLässt sich die Entwicklung oder Forschung chronologisch nachvollziehen?
- 4Prüfen Sie die tatsächlichen Kosten und AusgabenRechnungen, Zahlungen, direkte Zuordnung und Zweckdienlichkeit.
- 5Mit der Realisierungsmeldung abgleichenWurden dieselben Gesamtsummen und Projekte verwendet?
- 6Ermitteln Sie Abweichungen im VorausWarum sind die Stunden, das technische Vorgehen oder die Planung anders verlaufen? Eine gute Erklärung im Vorfeld ist überzeugender als eine Überraschung während der Prüfung.
- 7Sorgen Sie dafür, dass eine Person mit technischen Kenntnissen des Projekts verfügbar istInhaltliche Fragen werden am besten von jemandem beantwortet, der die Arbeiten selbst durchgeführt hat.
RVO-konforme Aktenprüfung: Können Sie diese sieben Fragen mit „Ja“ beantworten?
Lautet eine dieser Antworten „Nein“? Dann besteht dort ein potenzieller Prüfungspunkt. Klären Sie diesen vorzugsweise, bevor die RVO danach fragt.
Übereinstimmung mit den genehmigten S&O-Tätigkeiten
Die tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten müssen erkennbar dem genehmigten S&O-Projekt entsprechen.
Das bedeutet nicht dass jedes Experiment exakt gemäß dem Antrag verlaufen muss. Neue technische Problemstellungen, erfolglose Lösungsansätze und Änderungen während des Entwicklungsprozesses sind nicht ungewöhnlich — sie gehören zu S&O. Die Dokumentation muss jedoch deutlich erkennen lassen, dass die Arbeiten innerhalb der genehmigten technischen Entwicklungs- oder Forschungsrichtung blieben.
Was geschieht, wenn RVO Abweichungen feststellt?
Wenn die Prüfung ergibt, dass die WBSO-Voraussetzungen oder die Anforderungen an die Dokumentation nicht erfüllt wurden, kann RVO eine Korrektur der S&O-Erklärung ausstellen. Dadurch kann eine zuvor gewährte S&O-Abgabenermäßigung ganz oder teilweise zurückgenommen werden.
| Folge | Erläuterung |
|---|---|
| Korrektur-S&O-Erklärung | Die Korrektur kann höchstens der ursprünglich gewährten S&O-Abgabenermäßigung entsprechen |
| Bußgeld | RVO kann je nach festgestelltem Verstoß ein Bußgeld verhängen |
| Bearbeitung | Das Bußgeld wird in die Korrektur-S&O-Erklärung aufgenommen |
Mehr über Korrekturen: WBSO realisatie melden.
WBSO-Prüfung bei Selbstständigen
Bei Selbstständigen ist insbesondere die 500-Stunden-Voraussetzung wichtig. Stellt sich bei einer Prüfung heraus, dass weniger als 500 qualifizierende S&O-Stunden geleistet wurden, zieht RVO die S&O-Erklärung zurück.
RVO-Prüfung oder Steuerprüfung?
Diese beiden Prüfungen sind nicht identisch und werden von unterschiedlichen Behörden durchgeführt.
| RVO controleert | Die niederländische Steuerverwaltung prüft |
|---|---|
| Der Inhalt des S&O-Projekts | Die Lohnabgaben und die Steuererklärung |
| Die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden | Die steuerliche Verrechnung |
| Die Projektdokumentation | Die korrekte Umsetzung des Bescheids |
| Tatsächliche Kosten und Ausgaben | Die steuerliche Anwendung |
Sind Sie mit einer Korrektur oder einem Bußgeld nicht einverstanden?
Sie können innerhalb von sechs Wochen nach dem Versanddatum Einspruch gegen die Korrektur-S&O-Erklärung und/oder den Bußgeldbescheid einlegen.
Achtung: Sie müssen die korrigierte S&O-Erklärung während des Einspruchsverfahrens dennoch verarbeiten. Ein Einspruch setzt diese Verarbeitung nicht automatisch aus.
→ Alles über den WBSO-Einspruch
→ Haben Sie ein Rückfrageschreiben von RVO erhalten?
Häufig gestellte Fragen zur WBSO-Prüfung
Wie läuft eine WBSO-Prüfung durch RVO ab?
Was genau prüft RVO bei WBSO?
Welche Unterlagen muss ich vorlegen können?
Kommt die RVO für eine Prüfung immer vor Ort vorbei?
Kann die RVO eine bewilligte WBSO korrigieren?
Kann die RVO ein Bußgeld verhängen?
Was geschieht, wenn ein Selbstständiger weniger als 500 Stunden geleistet hat?
Wie lange kann ich Einspruch einlegen?
Hat RVO eine WBSO-Prüfung angekündigt?
Wir prüfen Ihre Akte vorab, gleichen Antrag, Stundenaufzeichnungen, Projektdokumentation und tatsächliche Umsetzung miteinander ab und helfen Ihnen, mögliche Schwachstellen vor der Prüfung transparent zu machen.
QUELLEN UND INHALTLICHE PRÜFUNG
Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Zuletzt inhaltlich aktualisiert: 21. September 2026.