NACH DER ANTRAGSTELLUNG · TECHNISCHE DOKUMENTATION
WBSO-Projektdokumentation: Was müssen Sie festhalten?
Die Zeiterfassung zeigt, wie viel Zeit für S&O aufgewendet wurde; die Projektdokumentation zeigt was technisch entwickelt oder untersucht wurde. Aus der Dokumentation muss für jedes Projekt eindeutig hervorgehen, welcher Art das S&O war und welche Inhalte es umfasste, wie das Projekt technisch vorangeschritten ist, welche Engpässe aufgetreten sind und welche Lösungsansätze untersucht wurden. Bei technisch-wissenschaftlicher Forschung muss die Dokumentation insbesondere Aufschluss über das Forschungsdesign und die Ergebnisse geben.
VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: HANDBUCH WBSO 2026
WBSO-Projektdokumentation auf einen Blick
| RVO-Anforderung | Praktische Bedeutung |
|---|---|
| Für jedes Projekt separat geführt | Für jedes genehmigte S&O-Projekt eine eigene Dokumentation |
| Datum und Verfasser erkennbar | Dokumente müssen nachvollziehbar zugeordnet werden können |
| Technischer Beitrag erkennbar | Deutlich machen, wer welche technischen Arbeiten ausgeführt hat |
| Auch gescheiterte Ansätze dokumentieren und aufbewahren | Nicht nur das Endergebnis dokumentieren |
| Übereinstimmung mit dem Antrag | Kein anderes Projekt dokumentieren als dasjenige, für das WBSO gewährt wurde |
| Aktualisierung | Spätestens 2 Monate nach jedem Kalenderquartal |
| Aufbewahrung | Vollständige S&O-Dokumentation 7 Jahre |
AUF DIESER SEITE
Was muss aus der WBSO-Projektdokumentation hervorgehen?
Bei einem Entwicklungsprojekt
- welche technischen Probleme oder Engpässe auftraten;
- welche technischen Lösungsansätze untersucht wurden;
- welche Experimente, Entwürfe oder Änderungen umgesetzt wurden;
- wie sich das Funktionsprinzip entwickelt hat;
- was funktioniert hat und was nicht.
Bei technisch-wissenschaftlicher Forschung
- welche Forschungsfragen untersucht wurden;
- wie der Forschungsaufbau umgesetzt wurde;
- welche Experimente und Messungen durchgeführt wurden;
- welche Ergebnisse und technischen Erkenntnisse gewonnen wurden.
RVO unterscheidet ausdrücklich zwischen diesen Bereichen. Unterlagen, die lediglich Funktionen oder das Projektmanagement beschreiben, machen das technische S&O nicht ausreichend nachvollziehbar.
Innerhalb welcher Frist müssen Sie die Projektdokumentation aktualisieren?
Die Projektdokumentation muss spätestens zwei Monate nach Ablauf jedes Kalenderquartals aktualisiert werden.
Beachten Sie den Unterschied zur Zeiterfassung: für die Stundenerfassung gilt eine wesentlich kürzere Frist von zehn Arbeitstagen. Für die Projektdokumentation dürfen Sie die Unterlagen daher quartalsweise zusammentragen, aber nicht erst am Jahresende oder kurz vor einer Prüfung die gesamte Akte nachträglich erstellen.
Einer Projektdokumentation, die nachträglich in einem einzigen Schritt erstellt wurde, fehlt zudem der chronologische technische Verlauf, auf den RVO besonderen Wert legt.
Projektdokumentation bei der Softwareentwicklung
Bei Softwareprojekten können Versionsverwaltung, Tickets, technische Entwürfe und Testergebnisse wichtige Nachweise für Art, Inhalt und Fortschritt des S&O liefern. RVO nennt Versionsverwaltungssysteme und Issue-Tracker ausdrücklich als Beispiele.
Eine Versionsverwaltung allein ist nicht immer ausreichend. Ein Commit mit lediglich „fix bug“ oder „new feature“ ist wenig aussagekräftig. Aus der Dokumentation muss auch nachvollziehbar hervorgehen, worin der programmiertechnische Engpass bestand, welche Lösungsansätze untersucht wurden und wie die Entwicklung voranschritt. Ergänzen Sie den Codeverlauf bei Bedarf durch Tickets, technische Notizen, Benchmarks oder Testergebnisse.
Mehr dazu, wann Softwareentwicklung förderfähig ist: WBSO für Software und Programmcode.
Projektdokumentation bei der Produkt- und Prozessentwicklung
Bei der Entwicklung physischer Produkte ergibt sich die technische Dokumentation vor allem aus Entwürfen, Messungen und Testergebnissen. RVO nennt unter anderem Zeichnungen, Fotos von Prototypen, Testergebnisse, Messberichte und Berechnungen als geeignete Projektdokumentation.
Siehe auch WBSO-Produktentwicklung und WBSO-Prozessentwicklung.
Projektdokumentation bei technisch-wissenschaftlicher Forschung
Bei technisch-wissenschaftlicher Forschung (TWO) muss die Projektdokumentation den Forschungsprozess nachvollziehbar darstellen: Forschungsdesign, gegebenenfalls Hypothesen, Experimente, Messreihen, Zwischenergebnisse, angepasste Forschungsfragen und Resultate.
Dabei geht es weniger um einen Prototyp oder eine technische Lösung als vielmehr um die nachweisbare Dokumentation des auf eine Erklärung ausgerichteten Forschungsprozesses. Auch Forschungsansätze, die zu keiner Erklärung führten, gehören in die Dokumentation.
Mehr zu diesem Projekttyp: WBSO technisch-wissenschaftliche Forschung.
Beispiel für eine gute WBSO-Projektakte
Antrag: Entwicklung eines Positionierungssystems mit einer Genauigkeit von ±0,05 mm.
Nachweise in der Dokumentation: Zeichnungen, Berechnungen, Messberichte, Testfotos und technische Notizen – alle mit Datum versehen.
So entsteht im Laufe der Zeit eine schlüssige technische Darstellung, die an das Problem und die Lösungsansätze aus dem WBSO-Antrag anknüpft. Eine gute Projektdokumentation ist kein nachträglich verfasster Bericht, sondern eine chronologisch nachvollziehbare technische Entwicklung.
Müssen Sie einen speziellen WBSO-Projektbericht erstellen?
Nein. RVO schreibt kein festes Format vor. Sie dürfen die Systeme und Dokumente verwenden, die Sie üblicherweise bereits nutzen, sofern daraus für jedes Projekt die Art, der Inhalt und der Fortschritt des S&O hinreichend deutlich hervorgehen. Die Dokumentation darf digital oder in Papierform geführt werden.
Eine Kombination etwa aus Git, Jira, CAD, Testberichten und technischen Notizen ist daher durchaus geeignet — vorausgesetzt, diese Unterlagen ergeben zusammen eine nachvollziehbare technische Darstellung.
Dokumentieren Sie auch, was nicht funktioniert hat
Ein fehlgeschlagener Test, eine verworfene Konstruktion oder ein Algorithmus mit unzureichender Leistung ist gerade wertvoller Nachweis der technischen Entwicklung. Löschen Sie diese Dokumentation daher nicht, sobald ein anderer Lösungsansatz gewählt wird.
RVO verlangt, dass sämtliche Projektphasen dokumentiert und aufbewahrt werden, einschließlich Unterlagen, die im weiteren Projektverlauf nicht mehr verwendet werden. Gerade diese Dokumente belegen, dass technische Unsicherheit bestand und dass Sie selbst Lösungsansätze untersucht haben.
Das Gegenteil ist eine klassische Falle: Eine Dokumentation, die ausschließlich die endgültige, funktionierende Lösung enthält, wirkt wie reguläre Entwicklungsarbeit ohne technische Ungewissheit.
Datum, Verfasser und technischer Beitrag
Jedes Dokument muss einen Datum und die Name des Erstellers enthalten. Bei einem Versionsverwaltungssystem müssen Datumsangaben und die Namen der S&O-Mitarbeiter weiterhin eindeutig erkennbar sein. Aus den Unterlagen muss außerdem der technische Beitrag der beteiligten Mitarbeiter hervorgehen.
Praxistipp: Prüfen Sie insbesondere bei der Migration von Git-, Jira-, CAD- oder Dokumentationssystemen, ob Autoren- und Datumsangaben erhalten bleiben. Bei einer Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren überdauert die WBSO-Dokumentation in der Regel mehrere Systemwechsel.
Achten Sie auch auf die Abgrenzung: Die Projektdokumentation muss nachweislich an die genehmigten S&O-Tätigkeiten anknüpfen. Das bedeutet nicht, dass das Projekt exakt nach Plan verlaufen muss — gerade neue Engpässe, gescheiterte Ansätze und geänderte technische Lösungsrichtungen können Teil des S&O sein. Die Dokumentation muss jedoch deutlich machen, dass Sie innerhalb der genehmigten technischen Entwicklungsrichtung geblieben sind.
Projektdokumentation und Zeiterfassung müssen ein stimmiges Gesamtbild ergeben
Wenn ein Mitarbeiter am 14. September sechs S&O-Stunden für das Projekt P26-04 erfasst, muss aus der Projektdokumentation für diesen Zeitraum auch nachvollziehbar hervorgehen, welche technischen Arbeiten an P26-04 durchgeführt wurden.
6 Stunden → P26-04 → 14.09.2026
↕
Projektdokumentation
Messbericht → Problemstellung → neuer Lösungsansatz
Die Dokumente müssen nicht jede einzelne Stunde belegen, aber die erfassten Stunden und der technische Fortschritt müssen logisch miteinander übereinstimmen. Die drei Arten der WBSO-Dokumentation müssen untereinander konsistent sein.
Vollständige Übersicht über die WBSO-Dokumentation anzeigen →
Häufige Fehler in der Projektdokumentation
- 01die Dokumentation beschreibt nur die Funktionalität und kein technisches Problem;
- 02die Projektdokumentation wurde erst nachträglich erstellt;
- 03Dokumente enthalten weder ein Datum noch einen Verfasser;
- 04nur die endgültige, erfolgreiche Lösung aufbewahren;
- 05fehlgeschlagene Lösungsansätze entfernen;
- 06die Projektakte stimmt nicht mit den genehmigten S&O-Tätigkeiten überein;
- 07die Zeiterfassung weist einen hohen Arbeitsaufwand aus, während kaum technische Dokumentation vorhanden ist;
- 08Git und Jira weisen zwar Aktivitäten auf, bietet jedoch nicht genügend Kontext, um das technische S&O nachzuvollziehen.
Was prüft RVO in Ihrer Projektdokumentation?
Bei einer Prüfung vergleicht RVO die Angaben im Antrag mit der tatsächlichen Durchführung. Die Dokumentation muss folgende Fragen beantworten:
- Was wurde beantragt?
- Was wurde tatsächlich durchgeführt?
- Welche technischen Probleme traten auf?
- Welche Lösungen wurden untersucht?
- Welche Mitarbeitenden leisteten einen technischen Beitrag?
- Wie verlief das Projekt im Laufe der Zeit?
- Stimmen Zeiterfassung und Projektdokumentation überein?
Erfahren Sie, wie eine WBSO-Prüfung durch RVO abläuft → Haben Sie Rückfragen von RVO erhalten? Dann lesen Sie das WBSO-Frageschreiben.
Wie lange müssen Sie die Projektdokumentation aufbewahren?
Die vollständige S&O-Dokumentation — einschließlich der technischen Projektakte — muss 7 Jahre aufbewahrt werden. Bei Software ist dies aufgrund von Migrationen zwischen verschiedenen Tools besonders relevant: Stellen Sie sicher, dass Repositories, Tickets und Dokumentationen exportierbar und nachvollziehbar bleiben.
Häufig gestellte Fragen zur WBSO-Projektdokumentation
Was muss eine WBSO-Projektdokumentation enthalten?
Für jedes Projekt muss ersichtlich sein, welcher Art das S&O war und welche Inhalte es umfasste, welche technischen Problemstellungen auftraten, welche Lösungsansätze untersucht wurden und wie sich das Projekt technisch weiterentwickelt hat. Bei TWO geht es um den Forschungsaufbau, die Experimente und die Ergebnisse.
Innerhalb welcher Frist muss ich die Projektdokumentation aktualisieren?
Spätestens zwei Monate nach Ablauf jedes Kalenderquartals. Für die Zeiterfassung gilt eine kürzere Frist von zehn Arbeitstagen.
Muss ich einen gesonderten WBSO-Projektbericht erstellen?
Nein. RVO schreibt kein festes Format vor. Sie dürfen Ihre üblichen Systeme und Dokumente verwenden, sofern daraus für jedes Projekt die Art, der Inhalt und der Fortschritt des S&O hervorgehen.
Ist die Git-Historie als Projektdokumentation ausreichend?
Nicht immer. Aus der Dokumentation muss auch verständlich hervorgehen, welche technische Problemstellung gelöst wurde und welche Lösungsansätze untersucht wurden. Ergänzen Sie die Codehistorie bei Bedarf um Tickets, Notizen, Benchmarks oder Testergebnisse.
Muss ich gescheiterte Lösungsansätze aufbewahren?
Ja. Alle Projektphasen müssen aufbewahrt werden, auch Unterlagen, die nicht mehr verwendet werden. Gerade diese Dokumente belegen die technische Unsicherheit.
Müssen Dokumente ein Datum und einen Namen enthalten?
Ja. Jedes Dokument muss datiert sein und den Ersteller nennen. Bei der Versionsverwaltung müssen die Datumsangaben und die Namen der S&O-Mitarbeiter erhalten bleiben.
Was geschieht, wenn das Projekt anders verlief als im Antrag beschrieben?
Das ist zulässig. Neue Problemstellungen und geänderte Lösungsansätze gehören zum S&O. Die Unterlagen müssen jedoch erkennen lassen, dass Sie innerhalb der genehmigten technischen Entwicklungsrichtung geblieben sind.
Wie lange muss ich die Projektdokumentation aufbewahren?
Sieben Jahre, genau wie die übrige S&O-Dokumentation.
Ist Ihre WBSO-Projektdokumentation prüfungssicher?
Wir prüfen, ob Ihre technische Dokumentation, Ihre Zeiterfassung und der genehmigte Antrag logisch aufeinander abgestimmt sind.
QUELLEN UND INHALTLICHE PRÜFUNG
Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Zuletzt inhaltlich aktualisiert: 21. September 2026.