NACH DEM ANTRAG · STUNDENERFASSUNG

WBSO-Stundenerfassung: welche Stunden müssen Sie erfassen?

Die Stundenerfassung ist ein wichtiger Bestandteil jeder RVO-Prüfung. Daraus muss pro Tag hervorgehen, welcher Mitarbeiter wie viele F&E-Stunden an welchem genehmigten Projekt gearbeitet hat. Eine gute WBSO-Stundenerfassung zeigt nicht nur, wie viele Stunden erfasst wurden, sondern belegt für jeden Mitarbeiter, jedes Projekt und jeden Tag, dass diese Stunden tatsächlich der genehmigten F&E zugutekamen.

VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: HANDBUCH WBSO 2026

WBSO-Stundennachweis auf einen Blick

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Was müssen Sie festhalten?

Halten Sie mindestens fest: wer,an welchem Tag,an welchem genehmigten F&E-Projekt und wie viele Stunden an qualifizierender F&E gearbeitet hat.

Für die WBSO ist keine vollständig geschlossene Stundenerfassung erforderlich, in der jede Nicht-F&E-Minute nachgewiesen wird. Die WBSO-Dokumentation muss vor allem hinreichend klar und überprüfbar machen, wie viele F&E-Stunden tatsächlich geleistet wurden.

Eine kurze Beschreibung der technischen Tätigkeit pro Zeile ist nicht formal verpflichtend, macht aber den Anschluss an die Projektdokumentation bei einer Prüfung erheblich stärker.

Wann müssen Sie WBSO-Stunden erfassen? Die 10-Werktage-Regel

Es genügt also nicht, am Ende des Quartals oder Jahres nachträglich eine Stundenaufstellung zu rekonstruieren. Eine nachträglich erstellte Aufstellung erfüllt diese Anforderung nicht, selbst wenn die Zahlen stimmen.

Beachten Sie den Unterschied in den Fristen: die Frist von zwei Monaten nach Ende jedes Kalenderquartals gilt für die Projektdokumentation, nicht für die Stundenerfassung.

Muster für einen WBSO-Stundennachweis

Die RVO schreibt kein bestimmtes Softwarepaket oder Format vor. Sie dürfen Ihr bestehendes Zeiterfassungssystem verwenden, sofern pro Person, Projekt und Tag erkennbar ist, wie viele qualifizierende S&O-Stunden erfasst wurden.

Dies ist ein Hilfsmittel von Klaren Subsidieadvies und kein offizielles RVO-Dokument.

Welche Stunden zählen und welche nicht?

Dürfen Stunden von Selbstständigen, Praktikanten und externen Entwicklern zählen?

Für Arbeitgeber gilt: Nur F&E-Stunden von Mitarbeitern, die in Beschäftigung sind bei dem Unternehmen, das die WBSO anwendet, können als F&E-Stunden geltend gemacht werden. Stunden von Praktikanten, Abschlussstudenten und externen Selbstständigen zählen daher nicht als eigene F&E-Lohnstunden.

Das bedeutet nicht automatisch, dass jeder externe Einsatz irrelevant ist: Manche externe Arbeiten können unter Bedingungen als Kosten oder Ausgaben behandelt werden. Lesen Sie dazu WBSO-Kosten und -Ausgaben.

WBSO-Stundennachweis für Selbstständige

Für Selbstständige ist eine korrekte Erfassung der eigenen F&E-Stunden besonders wichtig, weil mindestens 500 F&E-Stunden pro Kalenderjahr für den F&E-Abzug erforderlich sind. Zusätzlich gilt für die Anwendung des Unternehmerabzugs das allgemeine steuerliche Stundenkriterium von 1.225 Stunden.

Erfassen Sie also nicht nur die Gesamtsumme, sondern auch hier pro Tag und Projekt. Sehen Sie sich die übrigen WBSO-Voraussetzungen für Selbstständige.

Stundenerfassung und Projektdokumentation müssen dieselbe Geschichte erzählen

Angenommen, die Stundenaufstellung sagt: Mitarbeiter X — 120 Stunden — Projekt „Sensorentwicklung“. Dann muss auch aus der Projektdokumentation hervorgehen, welche technischen Arbeiten in derselben Periode ausgeführt wurden.

Die drei WBSO-Dokumentationen müssen aufeinander abgestimmt sein. Stunden ohne technische Begründung und technische Dokumentation ohne zugehörige Stunden sind beide ein Risiko bei einer Prüfung.

Vollständige Übersicht über die WBSO-Dokumentation anzeigen →

Häufige Fehler in der WBSO-Stundenerfassung

1. 01Stunden erst Monate später rekonstruieren;
2. 02nur Monatssummen statt Tageszeilen erfassen;
3. 03keine Projektnummer oder Projektverknüpfung festhalten;
4. 04Nicht-F&E-Arbeiten in die F&E-Stunden aufnehmen;
5. 05externe Stunden als eigene Mitarbeiterstunden ausweisen;
6. 06Stunden außerhalb der genehmigten Projektarbeiten buchen;
7. 07Abweichungen von der Krankheits- und Urlaubserfassung;
8. 08Stundenerfassung und technische Projektdokumentation erzählen verschiedene Geschichten.

Was prüft die RVO in der Stundenerfassung?

Bei einer Prüfung kann die RVO unter anderem nachgehen:

• welche Personen am Projekt gearbeitet haben;
• wie viele F&E-Stunden täglich erfasst wurden;
• ob die Mitarbeiter beim antragstellenden Unternehmen beschäftigt waren;
• ob die Arbeiten qualifizierende F&E waren;
• ob die Erfassung an die Projektdokumentation anschließt;
• ob die Erfassung mit Krankheits- und Urlaubsdaten übereinstimmt.

Erfahren Sie, wie eine WBSO-Prüfung durch RVO abläuft →

Wie lange müssen Sie die Stundenerfassung aufbewahren?

Die vollständige F&E-Dokumentation — einschließlich der Stundenerfassung — muss 7 Jahre aufbewahrt werden. Sorgen Sie dafür, dass Stundenerfassungen nach einem Systemwechsel exportierbar und auf Person, Projekt und Datum rückverfolgbar bleiben.

Stunden müssen rückverfolgbar sein bis zum genehmigten F&E-Projekt. Nicht realisierte Stunden dürfen unter Bedingungen innerhalb desselben Kalenderjahres zwischen bereits genehmigten Projekten verschoben werden.

Häufige Fragen zur WBSO-Stundenerfassung

QUELLEN UND INHALTLICHE PRÜFUNG

RVO — WBSO-Leitfaden 2026

Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Zuletzt inhaltlich aktualisiert: 21. September 2026.