NA DE AANVRAAG · TECHNISCH DOSSIER
WBSO projectadministratie: wat moet u vastleggen?
De urenadministratie laat zien hoeveel tijd aan S&O is besteed; de projectadministratie laat zien wat technisch is ontwikkeld of onderzocht. Uit het dossier moet per project duidelijk blijken wat de aard en inhoud van het S&O was, hoe het project technisch is gevorderd, welke knelpunten zijn opgetreden en welke oplossingsrichtingen zijn onderzocht. Bij technisch-wetenschappelijk onderzoek moet de administratie juist inzicht geven in onderzoeksopzet en resultaten.
DOOR PETER KLAREN · LAATST GECONTROLEERD SEPTEMBER 2026 · BRON: HANDLEIDING WBSO 2026
WBSO projectadministratie in één oogopslag
| RVO-eis | Praktische betekenis |
|---|---|
| Per project ingericht | Ieder goedgekeurd S&O-project een eigen dossier |
| Datum + maker zichtbaar | Documenten moeten herleidbaar zijn |
| Technische bijdrage zichtbaar | Duidelijk maken wie welk technisch werk deed |
| Ook mislukte routes bewaren | Niet alleen het eindresultaat documenteren |
| Aansluiten op de aanvraag | Geen ander project documenteren dan waarvoor WBSO is toegekend |
| Bijwerken | Uiterlijk 2 maanden na elk kalenderkwartaal |
| Bewaren | Volledige S&O-administratie 7 jaar |
OP DEZE PAGINA
Wat moet uit de WBSO-projectadministratie blijken?
Bij een ontwikkelingsproject
- welke technische problemen of knelpunten zich voordeden;
- welke technische oplossingsrichtingen zijn onderzocht;
- welke experimenten, ontwerpen of wijzigingen zijn uitgevoerd;
- hoe het werkingsprincipe zich heeft ontwikkeld;
- wat wel en niet werkte.
Bij technisch-wetenschappelijk onderzoek
- welke onderzoeksvragen zijn onderzocht;
- hoe de onderzoeksopzet is uitgevoerd;
- welke experimenten en metingen zijn verricht;
- welke resultaten en technische inzichten zijn verkregen.
RVO maakt dit onderscheid expliciet. Een dossier dat alleen functionaliteit of projectmanagement beschrijft, maakt het technische S&O onvoldoende zichtbaar.
Binnen welke termijn moet u de projectadministratie bijwerken?
De projectadministratie moet uiterlijk twee maanden na afloop van ieder kalenderkwartaal zijn bijgewerkt.
Let op het verschil met de uren: voor de urenadministratie geldt een veel kortere termijn van tien werkdagen. Voor de projectadministratie mag u dus per kwartaal verzamelen, maar niet pas aan het einde van het jaar of vlak voor een controle het hele dossier construeren.
Een projectadministratie die achteraf in één keer is opgebouwd, mist bovendien het chronologische technische spoor waar RVO juist naar kijkt.
Projectadministratie bij softwareontwikkeling
Bij softwareprojecten kunnen versiebeheer, tickets, technische ontwerpen en testresultaten belangrijk bewijs leveren voor aard, inhoud en voortgang van het S&O. RVO noemt versiebeheersystemen en issuetrackers expliciet als voorbeelden.
Versiebeheer alleen is niet altijd voldoende. Een commit met alleen “fix bug” of “new feature” zegt weinig. Uit de administratie moet ook begrijpelijk blijven wat het programmeertechnische knelpunt was, welke oplossingsrichtingen zijn onderzocht en hoe de ontwikkeling voortschreed. Combineer codehistorie waar nodig met tickets, technische notities, benchmarks of testresultaten.
Meer over wanneer softwareontwikkeling kwalificeert: WBSO software en programmatuur.
Projectadministratie bij product- en procesontwikkeling
Bij fysieke ontwikkeling ontstaat het technische spoor vooral uit ontwerpen, metingen en testresultaten. RVO noemt onder andere tekeningen, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen en berekeningen als bruikbare projectadministratie.
Zie ook WBSO productontwikkeling en WBSO procesontwikkeling.
Projectadministratie bij technisch-wetenschappelijk onderzoek
Bij TWO moet de projectadministratie het onderzoekstraject inzichtelijk maken: onderzoeksopzet, hypotheses waar relevant, experimenten, meetreeksen, tussentijdse bevindingen, aangepaste onderzoeksvragen en resultaten.
Het gaat minder om een prototype of technische oplossing en meer om het aantoonbaar volgen van het verklarende onderzoek. Ook onderzoeksrichtingen die geen verklaring opleverden horen in het dossier.
Meer over dit projecttype: WBSO technisch-wetenschappelijk onderzoek.
Voorbeeld van een goed WBSO-projectdossier
Aanvraag: ontwikkeling van een positioneringssysteem met ±0,05 mm nauwkeurigheid.
Bewijs in het dossier: tekeningen, berekeningen, meetrapporten, testfoto’s en technische notities — allemaal gedateerd.
Zo ontstaat in de tijd een logisch technisch verhaal dat aansluit op het knelpunt en de oplossingsrichtingen uit de WBSO-aanvraag. Een goede projectadministratie is geen achteraf geschreven rapport, maar een chronologisch technisch spoor.
Moet u een speciaal WBSO-projectverslag maken?
Nee. RVO schrijft geen vast format voor. U mag gebruikmaken van de systemen en documenten die u normaal al gebruikt, zolang daaruit per project voldoende duidelijk de aard, inhoud en voortgang van het S&O blijkt. De administratie mag digitaal of op papier worden bijgehouden.
Een combinatie van bijvoorbeeld Git, Jira, CAD, testverslagen en technische notities kan dus prima zijn — mits die stukken samen een begrijpelijk technisch verhaal vormen.
Bewaar ook wat niet werkte
Een mislukte test, afgewezen constructie of algoritme dat onvoldoende presteerde is juist waardevol bewijs van technische ontwikkeling. Verwijder deze documentatie daarom niet zodra een andere oplossingsrichting wordt gekozen.
RVO verlangt dat alle fasen van het project worden bewaard, ook stukken die niet meer worden gebruikt in een vervolgtraject. Juist die documenten tonen aan dat er technische onzekerheid was en dat u zelf oplossingsrichtingen hebt onderzocht.
Het omgekeerde is een klassieke valkuil: een dossier dat uitsluitend de uiteindelijke, werkende oplossing bevat, ziet eruit als regulier ontwikkelwerk zonder onzekerheid.
Datum, maker en technische inbreng
Elk document moet een datum en de naam van de maker bevatten. Bij een versiebeheersysteem moeten datering en namen van S&O-medewerkers duidelijk aanwezig blijven. Uit de stukken moet bovendien de technische inbreng van de betrokken medewerkers blijken.
Praktische tip: controleer vooral bij migratie van Git-, Jira-, CAD- of documentatiesystemen dat auteurs- en datumgegevens behouden blijven. Met een bewaartermijn van zeven jaar overleeft de WBSO-administratie doorgaans meerdere toolwissels.
Let ook op de afbakening: de projectadministratie moet aantoonbaar aansluiten op de goedgekeurde S&O-werkzaamheden. Dat betekent niet dat het project exact volgens plan moet verlopen — juist nieuwe knelpunten, mislukte routes en gewijzigde technische oplossingsrichtingen kunnen onderdeel zijn van het S&O. Het dossier moet wel duidelijk maken dat u binnen de goedgekeurde technische ontwikkelrichting bent gebleven.
Projectadministratie en urenadministratie moeten hetzelfde verhaal vertellen
Als een medewerker op 14 september zes S&O-uren schrijft op project P26-04, moet in de projectadministratie rond die periode ook aannemelijk zijn welke technische werkzaamheden aan P26-04 plaatsvonden.
6 uur → P26-04 → 14-09-2026
↕
projectadministratie
meetrapport → knelpunt → nieuwe oplossingsrichting
De documenten hoeven niet ieder individueel uur te bewijzen, maar uren en technische voortgang moeten logisch op elkaar aansluiten. De drie typen WBSO-administratie moeten onderling aansluiten.
Veelgemaakte fouten in de projectadministratie
- 01documentatie beschrijft alleen functionaliteit en geen technisch probleem;
- 02projectadministratie is pas achteraf opgebouwd;
- 03documenten hebben geen datum of maker;
- 04alleen de uiteindelijke, succesvolle oplossing bewaren;
- 05mislukte oplossingsrichtingen verwijderen;
- 06projectdossier sluit niet aan op de goedgekeurde S&O-werkzaamheden;
- 07urenadministratie laat veel werk zien terwijl nauwelijks technische documentatie bestaat;
- 08Git/Jira bevat wel activiteit, maar niet genoeg context om het technische S&O te begrijpen.
Wat controleert RVO in uw projectadministratie?
Bij een controle vergelijkt RVO de gegevens uit de aanvraag met de praktijk. Het dossier moet antwoord geven op:
- wat was aangevraagd?
- wat is daadwerkelijk uitgevoerd?
- welke technische problemen kwamen voor?
- welke oplossingen zijn onderzocht?
- welke medewerkers leverden technische inbreng?
- hoe verliep het project in de tijd?
- sluiten uren en projectadministratie op elkaar aan?
Lees hoe een WBSO-controle door RVO verloopt → Krijgt u vragen van RVO? Bekijk dan de WBSO-vragenbrief.
Hoe lang moet u de projectadministratie bewaren?
De volledige S&O-administratie — inclusief het technische projectdossier — moet 7 jaar worden bewaard. Bij software is dit extra relevant vanwege migraties tussen tools: zorg dat repositories, tickets en documentatie exporteerbaar en herleidbaar blijven.
Veelgestelde vragen over WBSO-projectadministratie
Wat moet er in een WBSO-projectadministratie staan?
Per project moet blijken wat de aard en inhoud van het S&O was, welke technische knelpunten optraden, welke oplossingsrichtingen zijn onderzocht en hoe het project technisch is gevorderd. Bij TWO gaat het om onderzoeksopzet, experimenten en resultaten.
Binnen welke termijn moet ik de projectadministratie bijwerken?
Uiterlijk twee maanden na afloop van ieder kalenderkwartaal. Voor de urenadministratie geldt een kortere termijn van tien werkdagen.
Moet ik een apart WBSO-projectverslag schrijven?
Nee. RVO schrijft geen vast format voor. U mag uw normale systemen en documenten gebruiken, zolang daaruit per project de aard, inhoud en voortgang van het S&O blijkt.
Is Git-historie voldoende als projectadministratie?
Niet altijd. Uit de administratie moet ook begrijpelijk zijn welk technisch knelpunt werd opgelost en welke oplossingsrichtingen zijn onderzocht. Combineer codehistorie zo nodig met tickets, notities, benchmarks of testresultaten.
Moet ik mislukte oplossingsrichtingen bewaren?
Ja. Alle projectfasen moeten worden bewaard, ook stukken die niet meer worden gebruikt. Juist die documenten tonen de technische onzekerheid aan.
Moeten documenten een datum en naam bevatten?
Ja. Elk document moet gedateerd zijn en de maker vermelden. Bij versiebeheer moeten datering en namen van S&O-medewerkers behouden blijven.
Wat als het project anders liep dan in de aanvraag?
Dat mag. Nieuwe knelpunten en gewijzigde oplossingsrichtingen horen bij S&O. Het dossier moet wel laten zien dat u binnen de goedgekeurde technische ontwikkelrichting bent gebleven.
Hoe lang moet ik de projectadministratie bewaren?
Zeven jaar, net als de rest van de S&O-administratie.
Is uw WBSO-projectadministratie controleproof?
Wij controleren of uw technische dossier, urenregistratie en goedgekeurde aanvraag logisch op elkaar aansluiten.
BRONNEN EN INHOUDELIJKE CONTROLE
Gecontroleerd door Peter Klaren, WBSO-specialist sinds 2004. Laatst inhoudelijk bijgewerkt: 21 september 2026.