WBSO · BEGELEIDING VAN INTAKE TOT CONTROLE
WBSO begeleiding: zo werken wij van intake tot controle
Onze werkwijze begint niet bij het aanvraagformulier, maar bij de techniek. We bepalen eerst waar het echte technische ontwikkel- of onderzoeksrisico zit en vertalen dat naar een WBSO-aanvraag die aansluit op de feitelijke werkzaamheden én de beoordelingscriteria van RVO. De inhoudelijke intake en projectbeschrijving worden persoonlijk begeleid door Peter Klaren.
HET TRAJECT IN ÉÉN OOGOPSLAG
Onze werkwijze in zeven stappen
Waarom de technische intake anders is dan een formulier invullen
Tijdens de intake beginnen we niet met het RVO-formulier, maar met het project zelf. Waar loopt bestaande techniek vast? Wat moet technisch nieuw worden ontwikkeld? Wat doet uw team zelf? Waar zit de onzekerheid? Pas daarna vertalen we dit naar de WBSO-projectstructuur.
Voorbeeld
Een softwarebedrijf zegt: “We bouwen een sneller matchingplatform.” Tijdens de intake blijkt: standaardquery’s overschrijden de latencylimiet; indexering veroorzaakt te hoog geheugengebruik; bestaande libraries lossen dit niet op; het team ontwikkelt daarom een eigen partitionerings- en scoringsmethode.
De aanvraag wordt dan niet “ontwikkeling innovatief matchingplatform”, maar een technische projectbeschrijving rond het werkelijke programmeertechnische probleem.
Wat doet Klaren en wat doet uw onderneming?
| Klaren | Uw onderneming |
|---|---|
| Beoordeelt WBSO-geschiktheid | Levert technische projectkennis |
| Structureert project en knelpunten | Stelt technische medewerkers beschikbaar |
| Schrijft de projectbeschrijving | Controleert de feitelijke juistheid |
| Berekent en controleert uren en kosten | Levert urenraming en input |
| Begeleidt RVO-vragen | Geeft technische toelichting waar nodig |
| Adviseert over administratie | Houdt de administratie tijdens het project bij |
| Begeleidt realisatiemelding | Levert gerealiseerde uren en kosten |
Verantwoordelijkheid: wij structureren en schrijven de aanvraag, maar uw onderneming blijft verantwoordelijk voor de juistheid van bedrijfsgegevens en voor de feitelijke technische informatie waarop de aanvraag is gebaseerd.
Persoonlijke begeleiding door Peter Klaren
De technische intake en inhoudelijke beoordeling worden niet door een accountmanager overgedragen aan een junior schrijver. Peter Klaren blijft inhoudelijk betrokken bij de projectafbakening, de aanvraag en eventuele technische vragen van RVO. Waar nodig wordt aanvullende technische of fiscale expertise betrokken.
Wat hebben wij van u nodig?
- een korte beschrijving van het project;
- een technische contactpersoon;
- de technische knelpunten of onderzoeksvraag;
- de verwachte planning;
- de betrokken medewerkers;
- een schatting van de S&O-uren;
- eventueel relevante kosten en investeringen;
- bij bestaande projecten: de eerdere WBSO-aanvraag of beschikking.
U hoeft geen WBSO-tekst aan te leveren. De technische inhoud bespreken we tijdens de intake en vertalen wij naar de aanvraag.
En als RVO aanvullende vragen stelt?
Dan stopt onze begeleiding niet bij het indienen. We analyseren de vraag, bespreken de technische inhoud waar nodig opnieuw met de betrokken medewerkers en stellen samen een inhoudelijk antwoord op. De wettelijke behandeltermijn wordt tijdens de antwoordperiode opgeschort — snel én volledig reageren is dus in uw belang.
Ook na de beschikking
WBSO houdt niet op bij de toekenning. U moet tijdens het project een uren- en projectadministratie bijhouden en na afloop de realisatie melden. Bij werkelijke kosten gelden daarnaast specifieke administratieve eisen.
Wie dient de aanvraag in?
De aanvraag wordt via het RVO-portaal ingediend. Wanneer Klaren namens u indient, is daarvoor een ketenmachtiging nodig naast eHerkenning niveau 3. Wij geven vooraf aan welke autorisatie benodigd is.
Hoe werkt onze honorering?
Vooraf spreken we een vaste component en een resultaatgerelateerde component af. In de opdrachtbevestiging staat duidelijk waarop de resultaatcomponent wordt berekend. U weet dus vóór de start welke kostenstructuur van toepassing is.
Waar de resultaatcomponent precies op wordt berekend, leggen we in het eerste gesprek uit — het hangt samen met de aard van de opdracht en de fase van uw project.
Vervolgprojecten en meerjarige begeleiding
De meeste klanten begeleiden wij jaren achtereen, over meerdere aanvragen. WBSO-projecten lopen vaak over meerdere ontwikkelfasen: bij een volgende aanvraag beoordelen we welke technische knelpunten inmiddels zijn opgelost, welke nieuwe zijn ontstaan en welke fase nog S&O bevat. Zo voorkomen we dat een aanvraag een kopie van het voorgaande jaar wordt.
Wanneer neemt u contact op?
Bij voorkeur voordat de volgende ontwikkelfase start. WBSO kan niet met terugwerkende kracht worden aangevraagd — werkzaamheden uit het verleden kunnen niet meer worden meegenomen. Hoe eerder we het technische project afbakenen, hoe beter uren, planning en eventuele kosten realistisch kunnen worden opgenomen.
Veelgestelde vragen over onze werkwijze
Wie schrijft mijn WBSO-aanvraag?
Moet ik zelf de projectbeschrijving schrijven?
Moet ik zelf contact met RVO onderhouden?
Helpen jullie ook bij aanvullende vragen van RVO?
Helpen jullie na toekenning?
Kan Klaren namens mij indienen?
Hoe lang duurt een intake?
Wat kost WBSO-begeleiding?
Kan ik halverwege een lopend project instappen?
Wilt u bespreken hoe wij uw WBSO-traject kunnen begeleiden?
In een eerste gesprek bespreken we uw project, de technische ontwikkelfase en welke begeleiding nodig is.
Een technische intake kan online of op locatie plaatsvinden. Bekijk onze begeleiding vanuit Amersfoort →