APRÈS LA DEMANDE · CONFORMITÉ
Après réception de votre déclaration S&O, vous êtes tenu de tenir une administration WBSO. Elle se compose d’une gestion de projet et d’un relevé d’heures et, si vous avez choisi les coûts et dépenses réels, aussi d’une administration des coûts et dépenses. Les administrations doivent concorder par projet et donner un aperçu clair de la nature, du contenu, de la progression et de l’ampleur du S&O réalisé. RVO peut demander cette administration lors d’un contrôle.
DOOR PETER KLAREN · DERNIÈRE VÉRIFICATION SEPTEMBRE 2026 · BRON: HANDLEIDING WBSO 2026
| Gestion administrative | Que consignez-vous ? | Quand mettre à jour ? |
|---|---|---|
| Relevé des heures | Heures par personne, par projet, par jour | Dans les 10 jours ouvrés |
| Gestion de projet | Activités techniques, goulots, progression et résultats | Au plus tard 2 mois après chaque trimestre |
| Administration des coûts/dépenses | Coûts et dépenses réels réalisés et payés par projet | À jour lors de la déclaration de réalisation |
| Obligation de conservation | Administration S&O complète | Conserver 7 ans |
Ces délais découlent du Handleiding WBSO 2026. Ci-dessous, vous lisez par administration ce que RVO exige exactement.
SUR CETTE PAGE
Consignez par collaborateur, par projet et par jour combien d’heures S&O ont été faites. Seules les heures de vos propres salariés pour des activités S&O approuvées peuvent être incluses.
L’enregistrement doit dans les dix jours ouvrés être mis à jour et concorder avec l’enregistrement des congés et de la maladie. Un relevé d’heures reconstitué a posteriori ne répond pas à cette exigence.
La gestion de projet doit montrer quelles activités S&O ont effectivement été réalisées, quels goulots techniques se sont présentés, quelles voies de solution ont été étudiées et comment le projet a techniquement progressé.
Pour la recherche technico-scientifique, il doit justement être visible comment la recherche a été mise en place, menée et quels ont été les résultats.
RVO mentionne comme pièces justificatives possibles notamment des rapports, dessins, e-mails, photos de prototypes, résultats de test, comptes rendus de mesure et calculs. Pour les logiciels, la gestion de versions et les suivi de tickets comme Git et Jira peuvent faire partie de l’administration.
Si vous avez choisi les coûts et dépenses réels, vous devez pouvoir démontrer par projet S&O quels coûts et dépenses ont effectivement été engagés ET payés. Conservez pour cela par exemple devis, confirmations de commande, factures et preuves de paiement.
Seuls les coûts et dépenses demandés au préalable et accordés peuvent être pris en compte. L’administration doit en outre montrer qu’ils sont directement imputables au S&O et répondent aux exigences d’affectation en vigueur.
Si vous avez choisi le forfait de coûts, une administration des coûts séparée pour la WBSO n’est pas nécessaire.
RVO doit pouvoir suivre que les activités techniques demandées ont effectivement été réalisées, par quels collaborateurs, pendant combien d’heures et — le cas échéant — à quels coûts réels.
Une bonne administration WBSO montre un récit technique cohérent : ce que vous aviez demandé, ce que vos collaborateurs ont effectivement développé ou recherché, combien de temps y a été consacré et ce qui a finalement été réalisé.
| Situation | Start administratieplicht |
|---|---|
| Indépendants / assujettis S&O | À partir du date de début de la demande |
| Employeurs / redevables S&O | À partir du mois de début de la demande |
Ne commencez donc pas à enregistrer seulement lorsque la déclaration S&O arrive ; l’obligation d’administration court depuis le début de la période accordée.
L’administration S&O complète doit 7 ans être conservée.
Veillez donc aussi à ce que systèmes numériques, historique de versions, tickets et documents techniques restent accessibles et traçables après migrations. RVO signale explicitement que la datation et les noms doivent être conservés, par exemple lors d’une migration d’un système de gestion de versions.
Demande : développement d’un mécanisme de positionnement avec une précision de ±0,05 mm.
Administration : dessins techniques → résultats de mesure → déformation constatée → construction de palier alternative → banc d’essai → résultats de test → nouvelle voie de solution.
Demande : nouvelle structure de données technique en raison d’exigences de latence.
Administration : commit Git → ticket Jira → benchmark → piste de solution échouée → nouvelle structure de données → nouveau benchmark.
L’administration n’a pas besoin d’être un beau rapport final. Elle doit montrer ce qui a été fait techniquement et comment le développement s’est réellement déroulé — y compris les pistes qui n’ont pas fonctionné.
Lors d’un contrôle RVO, une administration insuffisante peut conduire à ce que des heures, coûts ou même des projets complets ne soient pas acceptés. RVO peut alors délivrer une déclaration S&O de correction et corriger la réduction de cotisation antérieurement accordée. Chez les indépendants, la déclaration S&O peut être retirée. En outre, une amende peut être infligée.
Parcourez ces six questions. Si la réponse à l’une d’elles est « non », il existe un risque administratif lors d’un contrôle.
Déclarez les heures S&O réalisées et, le cas échéant, les coûts et dépenses réels après la fin de l’année civile.
Recevez-vous des questions de RVO sur votre demande ou administration ? Une bonne argumentation est déterminante.
Une gestion de projet et un relevé d’heures sont toujours obligatoires. Si vous avez choisi les coûts et dépenses réels, s’ajoute en outre une administration des coûts et dépenses.
Dans les dix jours ouvrés. L’enregistrement doit en outre concorder avec l’enregistrement des congés et de la maladie.
Au plus tard deux mois après la fin de chaque trimestre civil.
Sept ans. Veillez à ce que documents numériques, historique de versions et tickets restent traçables aussi après migrations de système.
Oui. C’est précisément cette documentation qui montre qu’il y avait incertitude technique et travail de développement propre.
Non. Si vous avez choisi le forfait de coûts, une administration séparée des coûts et dépenses pour la WBSO n’est pas nécessaire.
RVO peut rejeter des heures, coûts ou projets, délivrer une déclaration S&O de correction et, dans certains cas, infliger une amende.
Pour les employeurs à partir du mois de début de la demande et pour les indépendants à partir de la date de début de la demande.
Nous vérifions vos administrations d’heures, de projet et de coûts avant une déclaration de réalisation ou un contrôle RVO.
SOURCES ET VÉRIFICATION DU CONTENU
Gecontroleerd door Peter Klaren, spécialiste WBSO depuis 2004. Dernière mise à jour de fond : 21 septembre 2026.
