NA DE AANVRAAG · COMPLIANCE
Na ontvangst van uw S&O-verklaring bent u verplicht een WBSO-administratie bij te houden. Die bestaat uit een projectadministratie en urenadministratie en, wanneer u heeft gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, ook uit een kosten- en uitgavenadministratie. De administraties moeten per project op elkaar aansluiten en duidelijk inzicht geven in de aard, inhoud, voortgang en omvang van het uitgevoerde S&O. RVO kan deze administratie bij een controle opvragen.
DOOR PETER KLAREN · LAATST GECONTROLEERD SEPTEMBER 2026 · BRON: HANDLEIDING WBSO 2026
| Administratie | Wat legt u vast? | Wanneer bijwerken? |
|---|---|---|
| Urenadministratie | Uren per persoon, per project, per dag | Binnen 10 werkdagen |
| Projectadministratie | Technische werkzaamheden, knelpunten, voortgang en resultaten | Uiterlijk 2 maanden na ieder kwartaal |
| Kosten/uitgavenadministratie | Gerealiseerde en betaalde werkelijke kosten en uitgaven per project | Actueel bij de realisatiemelding |
| Bewaarplicht | Volledige S&O-administratie | 7 jaar bewaren |
Deze termijnen volgen uit de Handleiding WBSO 2026. Hieronder leest u per administratie wat RVO precies verlangt.
OP DEZE PAGINA
Leg per medewerker, per project en per dag vast hoeveel S&O-uren zijn gemaakt. Alleen uren van eigen werknemers voor goedgekeurde S&O-werkzaamheden mogen worden opgenomen.
De registratie moet binnen tien werkdagen worden bijgewerkt en aansluiten op de verlof- en ziekteregistratie. Een achteraf gereconstrueerde urenstaat voldoet niet aan deze eis.
Uit de projectadministratie moet blijken welke S&O-werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd, welke technische knelpunten zich hebben voorgedaan, welke oplossingsrichtingen zijn onderzocht en hoe het project technisch is gevorderd.
Voor technisch-wetenschappelijk onderzoek moet juist inzichtelijk zijn hoe het onderzoek is opgezet, uitgevoerd en wat de resultaten waren.
RVO noemt als mogelijke bewijsstukken onder meer rapportages, tekeningen, e-mails, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen en berekeningen. Bij software kunnen versiebeheer en issuetrackers zoals Git en Jira onderdeel van de administratie zijn.
Heeft u gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan moet u per S&O-project kunnen aantonen welke kosten en uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan én betaald. Bewaar daarvoor bijvoorbeeld offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen.
Alleen vooraf aangevraagde en toegekende kosten en uitgaven kunnen worden meegenomen. Uit de administratie moet bovendien blijken dat zij direct aan het S&O zijn toe te rekenen en aan de geldende dienstbaarheidseisen voldoen.
Koos u voor het kostenforfait, dan is een aparte kostenadministratie voor de WBSO niet nodig.
RVO moet kunnen volgen dat de aangevraagde technische werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd, door welke medewerkers, gedurende hoeveel uren en — indien van toepassing — tegen welke werkelijke kosten.
Een goede WBSO-administratie laat één consistent technisch verhaal zien: wat u had aangevraagd, wat uw mensen daadwerkelijk hebben ontwikkeld of onderzocht, hoeveel tijd daaraan is besteed en wat uiteindelijk is gerealiseerd.
| Situatie | Start administratieplicht |
|---|---|
| Zelfstandigen / S&O-belastingplichtigen | Vanaf de startdatum van de aanvraag |
| Werkgevers / S&O-inhoudingsplichtigen | Vanaf de startmaand van de aanvraag |
Begin dus niet pas met registreren wanneer de S&O-verklaring binnen is; de administratieplicht loopt vanaf het begin van de toegekende periode.
De volledige S&O-administratie moet 7 jaar worden bewaard.
Zorg daarom ook dat digitale systemen, versiehistorie, tickets en technische documenten na migraties toegankelijk en herleidbaar blijven. RVO wijst er expliciet op dat datering en namen behouden moeten blijven, bijvoorbeeld bij migratie van een versiebeheersysteem.
Aanvraag: ontwikkeling van een positioneringsmechanisme met ±0,05 mm nauwkeurigheid.
Administratie: technische tekeningen → meetresultaten → geconstateerde vervorming → alternatieve lagerconstructie → testopstelling → testresultaten → nieuwe oplossingsrichting.
Aanvraag: technisch nieuwe datastructuur vanwege latency-eisen.
Administratie: Git-commit → Jira-ticket → benchmark → mislukte oplossingsrichting → nieuwe datastructuur → nieuwe benchmark.
De administratie hoeft geen mooi eindrapport te zijn. Ze moet laten zien wat technisch is gedaan en hoe de ontwikkeling daadwerkelijk is verlopen — inclusief de routes die niet werkten.
Bij een RVO-controle kan een onvoldoende administratie ertoe leiden dat uren, kosten of zelfs volledige projecten niet worden geaccepteerd. RVO kan dan een correctie-S&O-verklaring afgeven en eerder toegekende afdrachtvermindering corrigeren. Bij zelfstandigen kan de S&O-verklaring worden ingetrokken. Daarnaast kan een boete worden opgelegd.
Loop deze zes vragen door. Is het antwoord op een van deze vragen “nee”, dan bestaat er administratief risico bij een controle.
Meld de gerealiseerde S&O-uren en, indien van toepassing, werkelijke kosten en uitgaven na afloop van het kalenderjaar.
Krijgt u vragen van RVO over uw aanvraag of administratie? Een goede onderbouwing is bepalend.
Een projectadministratie en een urenadministratie zijn altijd verplicht. Koos u voor werkelijke kosten en uitgaven, dan geldt daarnaast een kosten- en uitgavenadministratie.
Binnen tien werkdagen. De registratie moet bovendien aansluiten op de verlof- en ziekteregistratie.
Uiterlijk twee maanden na afloop van ieder kalenderkwartaal.
Zeven jaar. Zorg dat digitale documenten, versiehistorie en tickets ook na systeemmigraties herleidbaar blijven.
Ja. Juist die documentatie laat zien dat er sprake was van technische onzekerheid en eigen ontwikkelwerk.
Nee. Koos u voor het kostenforfait, dan is een aparte kosten- en uitgavenadministratie voor de WBSO niet nodig.
RVO kan uren, kosten of projecten afwijzen, een correctie-S&O-verklaring afgeven en in bepaalde gevallen een boete opleggen.
Voor werkgevers vanaf de startmaand van de aanvraag en voor zelfstandigen vanaf de startdatum van de aanvraag.
Wij controleren uw uren-, project- en kostenadministratie vóór een realisatiemelding of RVO-controle.
BRONNEN EN INHOUDELIJKE CONTROLE
Gecontroleerd door Peter Klaren, WBSO-specialist sinds 2004. Laatst inhoudelijk bijgewerkt: 21 september 2026.
