NACH DEM ANTRAG · ERGÄNZENDE FRAGEN
WBSO-Rückfrageschreiben erhalten? So beantworten Sie zusätzliche Fragen von RVO
Ein WBSO-Rückfrageschreiben ist keine Ablehnung. RVO stellt ergänzende Fragen, wenn die Angaben in Ihrem Antrag noch nicht ausreichen, um ein oder mehrere Projekte, die Stunden oder die Kosten und Ausgaben zu beurteilen. Die Fragen werden über das Antragsportal oder gelegentlich telefonisch gestellt. Ihre Antwort fließt in die weitere inhaltliche Beurteilung ein.
VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: WBSO-LEITFADEN 2026 (RVO)
Ergänzende Fragen verlängern die Bearbeitungsfrist
Sobald RVO zusätzliche Fragen stellt, wird die gesetzliche Bearbeitungsfrist ausgesetzt. Der Zeitraum, in dem RVO auf Ihre vollständige Antwort wartet, verlängert die reguläre Bearbeitungsfrist. Eine schnelle und vollständige Antwort liegt daher in Ihrem eigenen Interesse.
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Was ist ein WBSO-Rückfrageschreiben?
Ein Rückfrageschreiben ist eine Aufforderung von RVO zur Übermittlung zusätzlicher Informationen, die für die inhaltliche Beurteilung Ihres Antrags erforderlich sind. RVO selbst spricht im Handbuch vom Stellen zusätzliche Fragen; in der Praxis wird dies häufig als Rückfrageschreiben bezeichnet.
Der Antrag wird von Beratern mit technischem Fachwissen auf dem betreffenden Gebiet geprüft. Enthalten die Projektbeschreibung oder die angegebenen Kosten und Ausgaben nicht genügend Informationen, kann der Berater um eine Erläuterung bitten.
Unvollständiger Antrag oder inhaltliche Fragen?
Es gibt zwei unterschiedliche Situationen, die häufig miteinander verwechselt werden.
| Situation | Was bedeutet das? |
|---|---|
| Antrag unvollständig | Formale Angaben fehlen. Sie erhalten eine Gelegenheit zur Ergänzung; erfolgt dies nicht fristgerecht, wird RVO den Antrag nicht bearbeiten. |
| Ergänzende inhaltliche Fragen | Der Antrag wird bereits geprüft. Der technische Berater benötigt weitere Informationen, um festzustellen, ob S&O vorliegt. |
| Telefonische Frage | Der zuständige Sachbearbeiter möchte einen bestimmten Punkt kurz klären. |
| Fragen zu Kosten und Ausgaben | RVO möchte die Zurechenbarkeit, Art oder den Umfang näher beurteilen. |
Die Unterscheidung ist wichtig: Bei einem unvollständigen Antrag besteht nur eine einzige Möglichkeit zur Ergänzung. Prüfen Sie daher immer zuerst, welche Art von Aufforderung Sie erhalten haben.
Warum stellt RVO zusätzliche Fragen zu einem WBSO-Antrag?
RVO benötigt beispielsweise weitere Informationen über:
- die technische Neuartigkeit;
- die konkrete technische oder programmiertechnische Problemstellung;
- warum vorhandenes Wissen oder bestehende Technik unzureichend ist;
- die vorgesehenen Lösungsansätze;
- technische Risiken und Unsicherheiten;
- welche Tätigkeiten Sie selbst ausführen;
- die Rolle und die technischen Kenntnisse der Mitarbeitenden;
- die Begründung der S&O-Stunden;
- die angesetzten Kosten und Ausgaben;
- bei TWO: das zu erklärende technische Phänomen und das Forschungskonzept.
Gut zu wissen: RVO kann bei der Prüfung auch öffentlich zugängliche Quellen heranziehen, beispielsweise Ihre eigene Website, geschäftliche LinkedIn-Profile und Suchergebnisse, um das vorhandene Wissens- und Kompetenzniveau zu beurteilen. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Antwort damit übereinstimmt.
Wie viel Zeit haben Sie für Ihre Antwort?
Prüfen Sie unverzüglich die Antwortfrist im RVO-Portal oder in der erhaltenen Aufforderung. Die dort genannte Frist ist maßgeblich — eine allgemeine feste Antwortfrist gilt nicht für jedes Rückfrageschreiben.
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag. Technische Mitarbeiter müssen häufig Informationen bereitstellen, damit die Fragen angemessen beantwortet werden können, und das braucht Zeit. Planen Sie daher intern deutlich vor Ablauf der Frist einen Termin mit den Personen ein, die die Arbeiten durchführen.
Wie beantworten Sie ein WBSO-Rückfrageschreiben?
- 1Beantworten Sie jede Frage einzelnLassen Sie keinen Teil unbeantwortet und verweisen Sie eindeutig auf das jeweilige Projekt und die Fragennummer.
- 2Benennen Sie das technische ProblemNicht nur das betriebliche Problem oder die gewünschte Funktionalität.
- 3Erläutern Sie, warum die bestehende Technik unzureichend istWas ist bereits bekannt oder wurde bereits versucht, und woran scheitert es technisch?
- 4Beschreiben Sie Ihren eigenen LösungsansatzWas entwickeln oder erforschen Sie selbst?
- 5Benennen Sie die Unsicherheit im VorfeldWarum steht nicht von vornherein fest, dass die Lösung funktioniert?
- 6Legen Sie die selbst durchgeführten Arbeiten darWer führt die technischen Arbeiten aus und worin besteht der jeweilige technische Beitrag?
- 7Begründen Sie die Stunden und Kosten, wenn die RVO dies verlangtSorgen Sie dafür, dass die Schätzungen in einem plausiblen Verhältnis zu den beschriebenen Tätigkeiten passen.
- 8Prüfen Sie die Übereinstimmung mit dem AntragDie Antwort muss verdeutlichen, was Sie beantragt haben, und darf keine widersprüchliche Darstellung ergeben.
Beziehen Sie Ihre technischen Mitarbeiter ein. Lassen Sie die inhaltlichen Fragen nicht ausschließlich von der Finanzabteilung oder dem Fördermittelberater beantworten. Die Personen, die die technischen Arbeiten tatsächlich durchführen, können in der Regel am besten erläutern, wo bestehende Techniken unzureichend sind und welche Lösungsansätze untersucht werden.
Eine funktionale Erläuterung reicht in der Regel nicht aus
Zu funktional
„Wir entwickeln eine Plattform, die große Dokumentenmengen schneller verarbeiten kann.“
Technischer
„Bei Datasets mit mehr als etwa X Dokumenten stößt die bestehende Indexierungsmethode an ihre Speicher- und Latenzgrenzen. Daher entwickeln wir eine alternative Datenstruktur und eine eigene Partitionierungsmethode. Im Vorfeld ist ungewiss, ob sich damit die erforderliche Antwortzeit ohne Genauigkeitsverluste erreichen lässt.“
Die zweite Antwort erläutert vier Punkte: was technisch nicht funktioniert → warum der bestehende Ansatz unzureichend ist → was Sie selbst entwickeln → worin die Unsicherheit besteht. Siehe auch technische Neuheit bei der WBSO und die WBSO-Projektbeschreibung.
Antwortstruktur: Produkt- und Prozessentwicklung
Beantworten Sie insbesondere diese vier Fragen:
- Worin besteht die technische Hürde?
- Warum funktionieren bekannte technische Verfahren hier nicht?
- Welche eigenen technischen Lösungsansätze untersuchen Sie?
- Wie werden Sie das Funktionsprinzip nachweisen?
Weitere Informationen: WBSO-Produktentwicklung und WBSO-Prozessentwicklung.
Antwortstruktur: Software und Programmierung
Bei Software achtet RVO insbesondere auf das programmiertechnische Problem:
- Worin besteht das programmiertechnische Problem?
- Warum können bestehende Frameworks oder Bibliotheken dieses Problem nicht lösen?
- Welche technisch neue Software bzw. welchen technisch neuen Programmcode entwickeln Sie selbst?
- In welcher Programmiersprache?
- Welche technischen Risiken bestehen?
Weitere Informationen: WBSO-Software und Programmcode.
Antwortstruktur: technisch-wissenschaftliche Forschung
Bei der technisch-wissenschaftlichen Forschung (TWO) geht es darum, ein Phänomen zu erklären:
- Welches technische Phänomen versuchen Sie zu erklären?
- Warum liefert das vorhandene Wissen keine hinreichende Erklärung?
- Welche Forschungsfragen stellen Sie?
- Wie ist der systematische Forschungsansatz aufgebaut?
Weitere Informationen: WBSO-technisch-wissenschaftliche Forschung.
Beispiel: schwache versus überzeugende Antwort
Schwache Antwort
„Bestehende Systeme sind zu langsam und nicht flexibel genug. Deshalb entwickeln wir eine eigene Lösung.“
Überzeugendere Antwort
„Bei Datenmengen von mehr als X Datensätzen überschreitet die derzeitige Vergleichsmethode die maximale Antwortzeit, da jede neue Eingabe mit einem zu großen Teil des Datensatzes abgeglichen und bewertet werden muss. Bestehende Bibliotheken lösen dieses Problem innerhalb unseres Speicherbudgets nicht. Daher untersuchen wir eine eigene Partitionierungsstruktur in Kombination mit inkrementeller Bewertung. Im Vorfeld ist ungewiss, ob sich damit die erforderliche Latenz ohne Einbußen bei der Qualität der Übereinstimmungen erreichen lässt.“
RVO stellt Fragen zur Stundenplanung
Wenn die Anzahl der beantragten S&O-Stunden im Verhältnis zu den beschriebenen Tätigkeiten nicht plausibel erscheint, kann RVO eine nähere Begründung verlangen.
Schlüsseln Sie die Schätzung dann nach technischen Tätigkeiten, Mitarbeitern, Projektphase und Zeitraum auf. Machen Sie deutlich, welche Stunden tatsächlich technische S&O-Tätigkeiten betreffen und die dem Projektmanagement, der Implementierung oder anderen Tätigkeiten zuzuordnen sind außerhalb unter die Schätzung fallen.
Fragen zu WBSO-Kosten und -Ausgaben
Auch unzureichende Informationen über angegebene Kosten oder Ausgaben können Anlass für ergänzende Fragen sein. Die RVO möchte beispielsweise wissen:
- wie eine Kostenposition unmittelbar S&O zugeordnet werden kann;
- wofür ein Wirtschaftsgut verwendet wird;
- welcher Prozentsatz einer Ausgabe S&O-Zwecken dient;
- warum ein Prototyp keinen Nutzwert für Anwender hat;
- wie der Betrag geschätzt wurde.
Präzisieren, nicht neu formulieren
Ihre Antwort soll RVO ausreichende Informationen geben über der zur Prüfung vorliegende Antrag. RVO beurteilt die Tätigkeiten, für die WBSO beantragt wurde.
Nutzen Sie das Rückfrageschreiben, um die beantragten Tätigkeiten konkreter und technisch eindeutiger darzustellen – nicht, um nachträglich ein wesentlich anderes Projekt zu konstruieren. Weicht der tatsächliche Sachverhalt von der Darstellung im ursprünglichen Antrag ab, erläutern Sie dies transparent.
Häufige Fehler bei einem WBSO-Rückfrageschreiben
Was geschieht, nachdem Sie die Fragen beantwortet haben?
RVO setzt die inhaltliche Prüfung fort, sobald Ihre Antwort vollständig eingegangen ist. Der Berater prüft den Antrag zusammen mit den ergänzenden Informationen und trifft anschließend eine Entscheidung.
| Mögliches Ergebnis | Erläuterung |
|---|---|
| Bewilligung | Die S&O-Erklärung wird wie beantragt ausgestellt |
| Teilweise Anerkennung | Ein oder mehrere Projekte, Stunden oder Kostenpositionen werden nicht oder nur eingeschränkt anerkannt |
| Ablehnung | Ein oder mehrere Projekte erfüllen die S&O-Kriterien nicht |
Sind Sie mit dem Bescheid nicht einverstanden? Siehe Einspruch gegen eine WBSO-Entscheidung einlegen.
Wie Klaren Sie bei ergänzenden Fragen von RVO unterstützt
Wir analysieren für jede Frage, welches Beurteilungskriterium RVO zu klären versucht. Anschließend besprechen wir die Technik mit den beteiligten Entwicklern oder Forschern, strukturieren die technischen Hürden und Lösungsansätze und prüfen, ob die Stunden, Rollen und etwaigen Kosten plausibel mit dem ursprünglichen Antrag übereinstimmen.
Das Ziel besteht nicht darin, ein anderes Projekt darzustellen, sondern den tatsächlichen technischen Inhalt so klar zu beschreiben, dass RVO den Antrag sachgerecht beurteilen kann.
Häufig gestellte Fragen zum WBSO-Rückfrageschreiben
Was ist ein WBSO-Rückfrageschreiben?
Bedeutet ein Rückfrageschreiben, dass mein WBSO-Antrag abgelehnt wird?
Warum stellt RVO zusätzliche Fragen?
Wie viel Zeit habe ich für meine Antwort?
Verlängert ein Rückfrageschreiben die Entscheidungsfrist?
Kann die RVO telefonisch ergänzende Fragen stellen?
Muss ich meine technischen Mitarbeiter einbeziehen?
Was geschieht nach der Beantwortung?
Haben Sie ergänzende Fragen von RVO erhalten?
Wir prüfen die Fragen, besprechen die technischen Inhalte mit Ihren Entwicklern und unterstützen Sie dabei, innerhalb der gesetzten Frist eine konkrete und schlüssige Antwort zu formulieren.
QUELLEN UND INHALTLICHE PRÜFUNG
Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Zuletzt inhaltlich aktualisiert: 21. September 2026.