NACH DEM ANTRAG · JAHRESABSCHLUSS
WBSO-Ist-Werte melden: Was müssen Sie vor dem 31. März angeben?
Die WBSO-Meldung der Ist-Werte schließt das Kalenderjahr ab: Sie vergleichen den von RVO bewilligten Umfang mit den tatsächlich durchgeführten Tätigkeiten und melden die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden sowie gegebenenfalls die tatsächlich angefallenen Kosten und Ausgaben. RVO bezeichnet dies offiziell als Mitteilung der Ist-Werte.
VON PETER KLAREN · ZULETZT GEPRÜFT IM SEPTEMBER 2026 · QUELLE: WBSO-LEITFADEN 2026 (RVO)
WBSO 2026: Ist-Werte spätestens bis zum 31. März 2027 melden
Haben Sie 2026 WBSO in Anspruch genommen? Dann melden Sie die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden sowie etwaige tatsächliche Kosten und Ausgaben spätestens am 31. März 2027 bei RVO. Die Mitteilung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres erfolgt sein.
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WBSO-Ist-Werte auf einen Blick melden
| Situation | Was ist zu melden? | Frist |
|---|---|---|
| Arbeitgeber – Pauschale | tatsächlich geleistete S&O-Stunden | 31. März im nächsten Jahr |
| Arbeitgeber – tatsächliche Kosten | Stunden + tatsächlich angefallene Kosten und Ausgaben | 31. März im nächsten Jahr |
| Selbstständiger mit mindestens 500 S&O-Stunden | keine Mitteilung erforderlich | — |
| Selbstständiger mit weniger als 500 S&O-Stunden | tatsächlich geleistete S&O-Stunden melden | 31. März im nächsten Jahr |
| S&O-Erklärung erst nach dem Jahresende erhalten | Stunden + ggf. Kosten | innerhalb 3 Monate nach dem Datum der Erklärung |
| Unternehmen stellt den Betrieb ein | Stunden + ggf. Kosten | innerhalb 1 Monat nach Beendigung |
Was ist die WBSO-Mitteilung der Ist-Werte?
Nach Ablauf des Kalenderjahres vergleichen Sie die Bewilligung von RVO mit den S&O-Tätigkeiten, die Ihr Unternehmen tatsächlich durchgeführt hat. Anschließend melden Sie die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden und, falls Sie sich für tatsächliche Kosten und Ausgaben entschieden haben, auch die tatsächlich angefallenen Beträge.
Die Meldung der Ist-Werte bildet somit den Abschluss des WBSO-Jahres. RVO verwendet hierfür den offiziellen Begriff Mitteilung der Ist-Werte; in der Praxis wird auch von der Meldung der Ist-Werte oder der Meldung der tatsächlich geleisteten Stunden gesprochen.
WBSO-Ist-Werte für Arbeitgeber melden
Jeder Arbeitgeber, der zur Abführung von Lohnsteuer verpflichtet ist, muss eine Meldung abgeben. Dies gilt auch wenn ein Projekt letztlich überhaupt nicht durchgeführt wurde.
Haben Sie sich für die Pauschale entschieden?
Dann melden Sie nur die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden.
Haben Sie sich für die tatsächlichen Kosten entschieden?
Dann melden Sie außerdem die tatsächlich realisierten und bezahlte S&O-Kosten und S&O-Ausgaben.
Mehr über diese Wahl: WBSO kosten en uitgaven.
WBSO-Ist-Werte für Selbstständige melden
| Tatsächlich geleistete S&O-Stunden | Was müssen Sie tun? |
|---|---|
| 500 Stunden oder mehr | Keine Meldung erforderlich. Ihre Stundenaufzeichnungen müssen selbstverständlich dennoch belegen, dass die Anforderung von 500 Stunden erfüllt ist. |
| Weniger als 500 Stunden | Melden Sie dies. RVO widerruft die S&O-Erklärung, und der zuvor gewährte S&O-Abzug kann in der Einkommensteuererklärung nicht geltend gemacht werden. |
Gibt ein Selbstständiger keine Meldung ab, geht RVO davon aus, dass mindestens 500 S&O-Stunden tatsächlich geleistet wurden. Dies entbindet Sie nicht von der Dokumentationspflicht: Bei einer Prüfung müssen Sie diese Stunden dennoch anhand Ihrer Unterlagen nachweisen können Stundenerfassung.
Selbstständig und zugleich Arbeitgeber?
Für Ihren eigenen S&O-Abzug gilt die 500-Stunden-Regel. Für die WBSO Ihrer Beschäftigten gelten zusätzlich die Vorschriften für Arbeitgeber, einschließlich der verpflichtenden jährlichen Meldung der Ist-Werte. Sie haben in diesem Fall also zwei unterschiedliche Rollen.
Mehrere S&O-Erklärungen? Eine Meldung
Arbeitgeber reichen eine einzige Meldung der Ist-Werte für das gesamte Kalenderjahr, auch wenn Sie mehrere S&O-Erklärungen erhalten haben. Sie melden die Gesamtzahl der tatsächlich geleisteten S&O-Stunden und, wenn Sie sich für die tatsächlichen Kosten und Ausgaben entschieden haben, auch die tatsächlich angefallenen Kosten und Ausgaben.
Wenn Sie mehrere S&O-Erklärungen haben, empfiehlt RVO, vor der Einreichung die Gesamtwerte für das Kalenderjahr zusammenzurechnen. Es ist somit keine separate Meldung je S&O-Erklärung erforderlich.
Was geschieht, wenn Ihre tatsächliche WBSO-Leistung niedriger oder höher ist als bewilligt?
| Tatsächliche Realisierung | Folge |
|---|---|
| Projekt überhaupt nicht durchgeführt | Korrektur des bewilligten Vorteils |
| Weniger Stunden realisiert | Teilweise Korrektur möglich |
| Niedrigere tatsächliche Kosten oder Ausgaben | Teilweise Korrektur möglich |
| Mehr mehr Stunden tatsächlich geleistet als bewilligt | Keine zusätzliche WBSO-Förderung |
| Mehr Kosten realisiert als bewilligt | Kein zusätzlicher Vorteil für den darüber hinausgehenden Betrag |
Bei einer geringeren Realisierung stellt RVO einen einzigen Korrekturbetrag für die S&O-Erklärungen des Kalenderjahres. Eine höhere tatsächliche Leistung als bewilligt führt nicht zu einem höheren WBSO-Bescheid – der bewilligte Betrag ist ein Höchstbetrag und kein Richtwert.
Was ist eine Korrektur-S&O-Erklärung?
Wenn die tatsächlich geleisteten S&O-Stunden und/oder die tatsächlichen Kosten und Ausgaben niedriger sind als bewilligt, kann RVO eine Korrektur der S&O-Erklärung erteilen. Darin wird neu berechnet, auf welchen Betrag der S&O-Lohnsteuerermäßigung Ihr Unternehmen letztlich Anspruch hat.
Zu viel verrechnet
Haben Sie bereits mehr WBSO verrechnet, als Ihnen nach der Korrektur verbleibt, muss die Differenz über die Lohnabgaben zurückgezahlt werden.
Zu wenig verrechnet
Haben Sie weniger verrechnet, als Ihnen nach der Korrektur noch zusteht, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen nachträglich eine Minderung der abzuführenden Lohnabgaben anwenden.
Sind Sie mit einer Korrektur nicht einverstanden? Siehe Einspruch gegen eine WBSO-Entscheidung einlegen.
Dürfen Sie WBSO-Stunden zwischen Projekten verschieben?
Ja. Innerhalb desselben Kalenderjahres können Sie unter bestimmten Voraussetzungen bewilligte, aber nicht tatsächlich geleistete Stunden auf andere bereits genehmigte S&O-Projekte übertragen — auch über verschiedene S&O-Erklärungen hinweg. Dasselbe gilt für bewilligte Beträge für Kosten und Ausgaben.
Wichtige Grenzwerte: Sie können nur innerhalb von Folgendem umschichten bereits genehmigte Projekte und innerhalb bewilligte Stunden und Beträge. Dabei gilt: Stunden bleiben Stunden, Eurobeträge bleiben Eurobeträge — Stunden und Beträge dürfen nicht gegeneinander ausgetauscht werden.
Was benötigen Sie für die Meldung der WBSO-Ist-Werte?
| Erforderlich | Wann? |
|---|---|
| S&O-Erklärung(en) | immer |
| Zeiterfassung | immer |
| Insgesamt tatsächlich geleistete S&O-Stunden | immer |
| Kosten- und Ausgabenaufzeichnungen | bei tatsächlichen Kosten |
| Rechnungen und Zahlungsbelege | bei tatsächlichen Kosten |
| eHerkenning Stufe 3 | vor der Einreichung |
| Kettenvollmacht | wenn ein Intermediär den Antrag einreicht |
WBSO-Ist-Werte in 5 Schritten melden
- 1Dokumentation abschließenSchließen Sie die Stunden-, Projekt- und gegebenenfalls Kostenaufzeichnungen für das Kalenderjahr ab.
- 2Stunden addierenAddieren Sie die Gesamtzahl der tatsächlich geleisteten S&O-Stunden aus allen genehmigten Projekten und Erklärungen.
- 3Kosten und Ausgaben ermittelnNur bei tatsächlichen Kosten: Ermitteln Sie, welche Beträge tatsächlich angefallen und bezahlt worden sind.
- 4Mit dem Bescheid vergleichenVergleichen Sie die Ist-Werte mit dem bewilligten Betrag und beurteilen Sie, ob mit einer Korrektur zu rechnen ist.
- 5Meldung einreichenReichen Sie die Meldung über das eLoket von RVO mit eHerkenning der Stufe 3 ein.
Ausnahmen von der Frist am 31. März
Der 31. März ist die Grundregel, gilt jedoch nicht in jedem Fall.
| Situation | Frist |
|---|---|
| Regulärer Fall | 31. März des folgenden Kalenderjahres |
| Erklärung erst nach Ende des Kalenderjahres erhalten | Innerhalb von 3 Monate nach dem Datum der S&O-Erklärung |
| Unternehmen eingestellt oder Insolvenz | Innerhalb von 1 Monat |
| Die Abführungspflicht endet | Innerhalb von 1 Monat |
Siehe auch das vollständige WBSO-Fristenkalender.
Was geschieht, wenn Sie die WBSO-Ist-Werte verspätet melden?
Zu spät melden
Eine verspätete Meldung kann führen zu einer Bußgeld. Haben Sie zudem weniger S&O realisiert als bewilligt, wird darüber hinaus eine korrigierte S&O-Erklärung ausgestellt.
Überhaupt keine Meldung abgeben
Gibt ein Arbeitgeber die vorgeschriebene Meldung überhaupt nicht ab, kann RVO die tatsächlich geleisteten Stunden sowie etwaige Kosten und Ausgaben auf null festsetzen. Dies führt zu einer vollständigen Korrektur und einer Geldbuße.
Bereiten Sie sich auch auf eine mögliche RVO-Prüfung — die Meldung der Ist-Werte und die zugrunde liegende Dokumentation müssen miteinander übereinstimmen.
Häufig gestellte Fragen zur WBSO-Meldung der Ist-Werte
Wann muss ich die WBSO-Ist-Werte melden?
Muss ich die Ist-Werte immer melden?
Ich habe mehrere S&O-Erklärungen. Muss ich mehrere Meldungen abgeben?
Was muss ich bei Anwendung der Pauschale melden?
Was muss ich bei tatsächlichen Kosten und Ausgaben melden?
Was geschieht, wenn ich weniger Stunden geleistet habe?
Was geschieht, wenn ich mehr Stunden geleistet habe als bewilligt?
Kann ich Stunden zwischen Projekten verschieben?
Was geschieht, wenn ich die Meldung verspätet einreiche?
Was geschieht, wenn ein Projekt nicht begonnen wurde?
Praxistipp: Vergleichen Sie je Projekt die bewilligten und die tatsächlich geleisteten Stunden. Systematische Unter- oder Überschätzungen bilden eine gute Grundlage für eine realistischere WBSO-Planung für das folgende Jahr.
Ist Ihre WBSO-Meldung der Ist-Werte korrekt?
Wir prüfen Ihre tatsächlich geleisteten Stunden sowie Ihre Kosten und Ausgaben und beurteilen vorab, ob mit einer Korrektur zu rechnen ist – bevor Sie die Meldung einreichen.
QUELLEN UND INHALTLICHE PRÜFUNG
Geprüft von Peter Klaren, WBSO-Spezialist seit 2004. Zuletzt inhaltlich aktualisiert: 21. September 2026.